Теоретические аспекты и проблемы информационной среды и процесса ее формирования. Информационная среда организации

18 Внутренняя и внешняя информационная среда организации

Информационная среда организации является важнейшей частью его инфраструктуры, требует для своего формирования и поддержания определенных усилий и ресурсов и относится к числу основных факторов, определяющих качество и успех организации. Сравнивая устойчиво функционирующие предприятия с предприятиями, находящимися накануне финансового краха, можно увидеть, что наличие мощной информационной базы и благоприятной для распространения информации внутрифирменной среды отличает успешные предприятия от неуспешных.

Охарактеризуем вначале разнообразие сообщений, составляющих внешнюю информационную среду организации, выделяя те их свойства и особенности, которые важны для обеспечения высокого качества решений, принимаемых предпринимателем. Прежде всего, все множество таких сообщений нужно разделить на сообщения направленные и ненаправленные.

Направленные сообщения формируются и передаются их источниками (авторами) непосредственно в адрес данного предпринимателя. Примерами таких сообщений могут служить телефонные звонки, сообщения, поступающие в личных беседах, письма, поступающие в адрес предприятия и т.п.

Ненаправленные сообщения характеризуются тем свойством, что формируются автором в расчете на восприятие не какого-то одного конкретного получателя, а целой их группы, потенциально – всех, кого может достичь такое сообщение.

· информацию о рынках;

· информацию о правилах хозяйственного поведения;

· информацию общеэкономического и общеполитического характера.

Внутренняя информационная среда организации включает в себя сообщения или иную информацию, вырабатываемую сотрудниками фирмы, ее руководителями и наемными работниками. К потоку этих сообщений применимы (с соответствующим уточнением содержания) многие из приведенных выше классификаций (направленные – ненаправленные, инициативные – заказные, побуждающие к действию – информирующие, а также классификация по содержанию сообщений), поэтому нет смысла их здесь повторять.

Характеризуя внутреннюю информационную среду организации, важно подчеркнуть другое: в определенных пределах «внутренние» сообщения могут быть взаимозаменяемыми с «внешними», и наоборот. Прежде всего отметим, что инициативные сообщения, поступающие к руководителю «самотеком», могут замещаться заказными сообщениями, выполненными (подготовленными) работниками возглавляемой им организации. Такая замена, требуя, разумеется, дополнительных издержек, одновременно в состоянии существенно повысить надежность получаемой информации. Следовательно, если речь идет о необходимости получения сведений, от содержания которых зависят важные для организации решения – в первую очередь стратегические, – выбор между более дорогим информационным «самообслуживанием» и приобретением сторонней информации (или ожиданием ее спонтанного появления в потоке ненаправленных сообщений) становится вполне осмысленным.

19 Характеристики информационного общества

Информационное общество – общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей её формы – знаний.

Основные характеристики информационного общества можно классифицировать по следующим критериям.

Технологический: ключевой фактор - информационные технологии, которые широко применяются в производстве, учреждениях, системе образования и в быту.

Социальный: информация выступает в качестве важного стимулятора изменения качества жизни, формируется и утверждается «информационное сознание» при широком доступе к информации.

Экономический: информация составляет ключевой фактор в экономике в качестве ресурса, услуг, товара, источника добавленной стоимости и занятости.

Политический: свобода информации, ведущая к политическому процессу, который характеризуется растущим участием и консенсусом между различными классами и социальными слоями населения.

Культурный: признание культурной ценности информации посредством содействия утверждению информационных ценностей в интересах развития отдельного индивида и общества в целом.

При этом основная мысль состоит в том, что коммуникация представляет собой «ключевой элемент информационного общества».

Говоря об информационном обществе, его следует принимать не в буквальном смысле, а рассматривать как ориентир, тенденцию изменений в современном западном обществе. По его словам, в целом эта модель ориентирована на будущее, но в развитых капиталистических странах уже сейчас можно назвать целый ряд вызванных информационными технологиями изменений, которые подтверждают концепцию информационного общества.

20 Соотношение понятий «документ» и «документированная информация»

Документ (от лат. «documentum» – свидетельство) – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Документированная Информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Понятие Документированная информация (документ) является общепринятым и не исключает иного возможного толкования термина "Документированная информация (документ)"

Право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность...

Любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют...

Делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного...

Значение. Экономическая сторона бухгалтерского учета дает возможность оценить эффективность хозяйственных процессов, юридическая - законность их осуществления. В этом проявляется взаимосвязь между экономикой и правом в процессе хозяйственной деятельности. Для обеспечения систематического и взаимосвязанного отражения хозяйственных средств и процессов в бухгалтерском учете используются присущие...

Информационная среда организации – совокупность источников информации, оказывающих воздействие на организацию. На её основании в процессах функционирования организации возникает инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в ней играют документированная информация, информационные технологии и персонал.

Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях: от руководителя до исполнителя.

Управленческая деятельность направляется преимущественно знаниями в виде разного рода документов, записей данных, представляемых пользователям соответствующими подразделениями: архивом, канцелярией, библиотекой.

Центральное место в информационной среде организации занимает человек, поэтому процесс формирования информационной среды должен учитывать индивидуальные потребности сотрудников. При реализации человекоориентированного подхода процесс формирования и инфраструктура организации должны строиться на системе информационных моделей рабочих мест сотрудников с последующим их включением в систему менеджмента персоналом. Особенно важна роль руководителя организации.

Прогрессивный руководитель способен обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы во внедрении новой техники и расширении индустриализации.

Имеют значение уровни взаимодействия рабочего места с окружающей средой. Функциональный анализ деятельности организации, её профессиональных зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту структуру информационных связей с учётом информационного портрета каждого специалиста и сформулировать соответствующие профессиональные требования к нему.

Информационное обеспечение рабочего места складывается из: (№ 9)

1. Личного информационного массива работника (его документов);

2. информации, полученной от источников внутри рабочей группы (структурного подразделения, отдела);

3. информации, полученной из других структурных подразделений организации;

4. информации, полученной из других организаций;

5. информации, полученной из глобальных информационных сетей;

6. неформальной информации, полученной работником любыми способами и от любых источников.

6.Информационные ресурсы организации (№ 7)

Информационные ресурсы (ИР) – организованная документированная информация, включающая банки и базы данных и банки знаний, другие массивы информации в информационных системах.

1.Закон «О НАФ РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учёта, хранения и использования документов НАФ и архивов в РБ. В нём определяются понятия «технотронный документ» и «информационный ресурс».

2. Закон «Об электронном документе» (10 января 2001г.) устанавливает правовые основы применения электронных документов. В нём определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, права и обязанности, ответственность участников правовых отношений в сфере обращения электронных документов. Даны понятия ЭЦП и средств ЭЦП, подлинности и целостности электронного документа. Его недостатками является то, что он ссылается сам на себя, в нём не определён единый удостоверяющий центр, лишь в общих чертах описывается выработка и распространение открытых ключей ЭЦП, не определяется статус, права и обязанности лица, осуществляющего эту деятельность.

Удостоверением и сертификацией ЭЦП занимает Государственный центр безопасности информации. Вопросами шифрования занимается КГБ.

3.Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах РБ (1996г.) даёт классификацию машиночитаемых документов, унифицированные формы учётных документов и образцы их заполнения, технологию подготовки, оформления, учёта, хранения и передачи электронных документов.

4.Основные правила работы архивов (1997г.)

5.Правила учёта и передачи электронных документов на государственное хранение (1997г.) содержат сведения о порядке контроля электронных документов при передаче на государственное хранение, об обеспечении доступа к информации и защите права собственности на ИР.

6.Методические рекомендации по архивному хранению электронных документов (1998г.) содержат рекомендации по обеспечению сохранности и доступности электронных документов на стадии архивного хранения. В них рассматривается вопрос выбора оптимального формата файлов.

7.СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных электронных документов(ЭД). Рассматривается вопрос планирования жизненного цикла электронного документа, идентификации, удостоверения подлинности.

9.Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000г.).

11.Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче ЭД и ИР на государственное хранение (поглотила Методические рекомендации 2001 года) (2005г.).

13.Правила работы архива ЭД БелНИЦЭД (2003г.).

15.Типовое положение об архиве ЭД организации (2004г.).

Работа с ИР в организации определяется:

1)Законом «О НАФ РБ».

2)Законом «Об информатизации». Государственной регистрации и накоплению полежат имеющие государственное значение ИР, ИТ и программные продукты, созданные как за счёт государственных средства, так и других. Основанием для государственной регистрации ИР является Постановление СМ РБ «О государственной регистрации ИР» от 28.08.2000 (редакция 2004г.). Утверждено Положение о государственном регистре ИР, где определяется порядок регистрации.

3)Перечнем ИР, имеющих государственное значение, утвержденный Постановление СМ РБ от 29.05.2001. Он постоянно обновляется и переутверждается. В нём определены все государственные органы и их ИР.

Процесс регистрации осуществляется следующим образом. Владелец ИР заполняет заявку на регистрацию, утвержденную в 2000 году. Она передаётся в институт прикладных программных систем НАН РБ. Изменения и дополнения тоже должны быть зарегистрированы.

7. Сроки хранения ИР

Сроки хранения ИР определяются Перечнем типовых документов с указанием сроков хранения, а также Перечнем документов, образующихся в деятельности архивов (2006г.). Если срок не указан в этих перечнях, то он рассматривается на заседании ЭК, в состав которой должен входить человек, занимающийся организацией работы с ЭД. В организации должен быть составлен перечень ЭД и ИР с указанием сроков хранения в соответствии с Инструкцией по проведению экспертизы ценности ЭД. Этот перечень должен согласовываться с БелНИЦЭД.

Архивные копии . Для постоянно обновляемых ИР необходимо регулярное создание архивных копий на правах подлинников (в соответствии с Инструкцией о периодичности создания архивных копий ИР).

Если организация является источником комплектования, то все нормативные документы должны согласовываться с БелНИЦЭД (на ЭПК).

Классификация ИР.

По видам ИТ: базы данных и банки данных (государственные кадастры и регистры, реестры, базы данных учётно-статистического характера, научно-исследовательские базы данных, базы данных нормативной, справочной и библиографической информации) и интернет-публикации (правительственные сайты, сайты органов государственного управления, образовательные и научные сайты, сайты СМИ).

По срокам хранения: постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение; постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение; временного срока хранения.

К ИР постоянного срока хранения, подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных, научно-исследовательские базы данных, инернет-публикации государственных органов, отдельные сайты НИИ и учебных заведений (по решению ЭПК БелНИЦЭД).

К ИР постоянного срока хранения, не подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных организаций, имеющих лицензию Департамента по архивам и делопроизводству на постоянное хранение ИР или заключенный с Департаментом договор на продление сроков хранения документов.

К ИР временного срока хранения относятся информационные базы данных прикладного и вспомогательного характера, которые хранятся в организации до минования надобности.

Некоторые исследователи в ИР включают ИТ. Информационные технологии – технологии, ориентированные на получение, обработку и передачу информации. Их цель – производство информации для её анализа человеком и принятие на его основании решения по выполнению какого-либо действия.

Основные характеристики . Предметом обработки являются данные. Целью процесса – получение информации. Средства осуществления процесса бывают программными, аппаратными, программно-аппаратными вычислительными комплексами.

Процесс обработки данных разделяется на операции в соответствии с данной предметной областью. Выбор управляющих воздействий на процесс должен осуществляться лицами, принимающими решение.

Критерием оптимизации процесса является своевременность доставки информации пользователю, её надёжность, доступность и полнота.

Новые ИТ – технологии с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующие персональные компьютеры и телекоммуникацию.

Основные принципы новых ИТ:

1. Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером.

2. Интегрированность с другими программными продуктами.

3. Гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

Проблемы:

1. Выработка соглашений и стандартов, протоколов для компьютерной связи.

2. Организация защиты и безопасности информации.

Базовые ИТ:

Технологии программирования;

Телекоммуникационные технологии;

Базы данных;

Технологии обработки изображений;

Экспертные системы (анализируют информацию, на основе этого анализа принимается решение);

Технологии криптографии.

Прикладные ИТ:

Системы поддержки принятия решений;

Геоинформационные системы – сбор, обработка картографической информации;

Системы автоматизированного проектирования (САПР: AutoCad).

К обеспечивающим ИТ относятся микроэлектронные базы средств вычислительной техники.

Некоторые исследователи включают в ИР персонал.

Для построения системы управления ИР (СУИР) в организациях важны все составляющие ИР. Для создания информационной инфраструктуры организации и системы регулирования, использования ИР эти элементы тоже важны. Должен быть решен вопрос о порядке создания ИР, получения, предоставления и передачи информации, доступа к ней, порядок её использования (в или за пределами организации).

Качество и степень полноты ИР особенно важны для удовлетворения потребностей организации. Их важнейшим индикатором являются неудовлетворенные запросы пользователей. Постоянный мониторинг степени соответствия информационных потребностей ИР позволяет выявить и устранить проблемы.

8. Управление документацией (УД)

УД следует отличать от делопроизводства и ДОУ. Разработками в области УД занимаются такие организации, как ЮНЕСКО, Международный Совет архивов (МСА), ISO.

В 1976 г. МСА с Международной организацией по УД был создан Комитет по УД. Его основными целями были:

1. Выявить связь между УД и архивами и содействовать развитию сотрудничества в области взаимных интересов, образования, разработки стандартов и терминологии.

2. Способность применения технических достижений, представляющих интерес, к методам работы архивов и в области УД.

3. Обеспечивать консультативную и практическую помощь всем странам в разработке и осуществлении программ УД.

Целями УД в организации является:

1. Точное и полное документирование политики и деятельности организации.

2. Контроль за объёмом и качеством создаваемых документов.

3. Разработка механизма контроля за содержанием документов с целью предотвращения создания ненужных документов, а также повышения эффективности операций с ними.

4. Упрощение деятельности систем и процессов создания, хранения и использования документов.

1) управление центром документации;

2) составление графиков контроля за документами;

3) управление хранением дел в организации;

4) управление машиночитаемыми и электронными документами;

5) управление информационно-поисковой службой (ИПС);

6) управление перепиской;

7) управление формами документов.

УД охватывает весь жизненный цикл документа. Создание – установление необходимого перечня документов, их названий и функциональных назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение ИТ для составления документов.

Хранение и использование документированной информации предусматривает развитие системы передачи информации, телекоммуникаций, средств копирования и тиражирования документов.

Передача ИР на постоянное хранение в архив. Хранение документов третьей стороной – аутсорсинг.

Управление архивами следует начать с составления номенклатуры дел. Затем провести проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование консервации и реставрации документов, систематизацию архивных фондов, обеспечить доступ к документам.

Стандарты в области УД

В рамках ISO осуществляется сотрудничество между национальными организациями, с Международной электронно-технической комиссией, Международным союзом электронной связи, всемирным почтовым союзом, Европейской экономической комиссией ООН. В ISO есть Технический комитет 46 «Информация и документация».

Международные стандарты не имеют обязательного характера для стран-участниц. В РБ – Госкомитет по стандартизации. Он проводит разработку проектов международных стандартов, определяет позицию РБ при голосовании по принимаемым стандартам.

Уровень гармонизации наших и международных стандартов приблизительно равен 60%. Существует 3 степени их соответствия.

1. Идентичная: они равнозначны по техническому содержанию, структуре и изложению (как правило, аутентичный перевод).

2. Модифицированная: содержат технические отклонения, которые можно разъяснить.

3. Неэквивалентная: имеются изменения в структуре и содержится незначительная часть требований международных стандартов.

Проблемы автоматизации УД

МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

ВЛАДИМИРСКИЙ ФИЛИАЛ

Специальность Менеджмент организации

Общая региональная кафедра менеджмента и

государственного и муниципального управления

РЕФЕРАТ

По дисциплине Документирование управленческой деятельности

Студента Дроздова Олеся Владимировна

(фамилия, имя, отчество)

Группа Мз 08-6у/2

На тему : Информационная функция документа

Дроздова О.В. ___________________

(ФИО) (подпись)

Научный руководитель:

Илюшкина Н. В. __________________

(ФИО) (подпись)

Владимир 2009

Введение………………………………………………………………………….…..

Глава 1. Понятие документа, его свойства, признаки, функции………………..

Глава 2. Информационная функция документа………………………..……..

2.1. Информативность документа………………….……………..………………..

2.2. Информационные уровни документа……………………...……………….

2.3. Классификация по информационной составляющей документа

2.4. Информационные потребности

Заключение………………………………………………………………………...

Список использованной литературы…………………………………………..

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуа­ция, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Други­ми словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией и документами в эко­номически развитых странах уделяется большое внимание. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и за­щите информации», которым установлены правовые нормы соз­дания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, рас­пространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информа­ции является фактом существенного изменения отношения об­щества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различ­ных структур и в конечном итоге приводят к достижению эко­номических результатов.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой от­расли и для каких целей он используется.

Целью реферата является систематизация, накопление и закрепление знаний о понятии «документ», в частности его информационной функции. Цель реферата обусловила выбор его структуры.Реферат состоит из введения, двух частей и заключения, списка использованной при написании работы литературы.

В первой главе работы изучены понятия «документ», рассмотрена классификация документов, проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, исследованы основные свойства, признаки и функции.

Во второй главе работы исследована непосредственно информационная функция документа, понятие его информативности, информационные уровни документа, а также информационные потребности. Взаключенииподведены основные итоги реферата.

Глава 1. Понятие документа, его свойства, признаки, функции

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого­воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Итог документирования - создание документа.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня­тия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 1

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств).

Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

Юридическая сила документа. Это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления 2 . Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов 3: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах.

Подлинность документа.Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Любой документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Рис 1. Функции документа

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: 1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры. 4

Глава 2. Информационная функция документа

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается "остановить мгновение". В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу - вверх.

Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации (системы "Интерспутник", "Интернет", электронная почта и др.) резко увеличили скорость и объёмы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1) ретроспективную (относящуюся к прошлому);

2) оперативную (текущую);

3) перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

2.1. Информативность документа

Информативность документа – это степень его смысловой и содержательной новизны. 5 В связи с возможностью разного способа представления информации в тексте документа – экономного и избыточного – существенной оказывается проблема авторского намерения и читательского восприятия сообщения, т.е. различной оказывается «глубина прочтения» текста. Тут авторам следует помнить, что для разных читателей критерий «экономности-избыточности» окажется разным. Избыточной информации не должно быть слишком много, иначе текст будет труден для прочтения, но все-таки она должна быть, иначе текст будет труден для восприятия.

Понятия избыточной информации и свернутой информации обычно рассматриваются на уровне целого текста документа. Однако эти качества избыточности и свернутости применимы и к отдельным высказываниям, и к фрагментам текста, в которые включаются эти высказывания, т.е. на уровне минимальных единиц. Как правило, наиболее естественным при создании документа оказывается стремление сократить словесную представленность смысловых компонентов. Поэтому сжатие двух-трех сообщений в одно простое предложение с сохранением объема информации – это закономерное явление.

При построении документа с учетом его информационно-прагматических установок эти качества языковых единиц учитываются. Словесно избыточные фразы – это грамматически и логически развернутые структуры, претендующие на предельную точность передаваемого смысла. Свернутые структуры могут привести к двусмысленности, неопределенности, нечеткости в выражении мысли, к логическим смещениям. Текст соответственно своим запрограммированным качествам ориентируется на эти особенности языкового знака и устанавливает определенную меру в этом взаимоотношении знака и смысла 6 .

Информационная насыщенность документа может быть рассмотрена не только с точки зрения полезности/неполезности информации для данной категории читателя, но и с точки зрения строения составляющих текст речевых единиц. Эксплицитные и имплицитные формы выражения мысли (содержания) приводят к появлению таких качеств текста, как напряженность и ненапряженность. Напряженность текста документа можно повысить или снизить, исходя из назначения самого текста. Сама степень напряженности/ненапряженности изложения может быть стилеобразующим фактором.

Информационная наполненность не обязательно связана с пропуском терминов-понятий; затруднения могут возникнуть и при недостаточной логической развернутости высказываний.

Включение новой информации в тему, минуя одну из ступеней в нарастании информации, способствует «сгущению» смысла: пропущенные звенья содержания представляются имплицитно.

Таким образом, видим, что с понятием информативности документа тесно связаны понятия семантической экономии/избыточности, а также напряженности/ненапряженности текста. Все это необходимо знать и учитывать при создании и редактировании документа.

Существуют два основных способа повышения информативности – интенсивный и экстенсивный. Первый заключается в свертывании информации за счет сокращения объема текстового пространства при сохранении объема самой информации; второй – в увеличении объема информации. Умело оперируя как первым, так и вторым способами можно добиться наиболее оптимальной информативности текста документа. Это в свою очередь будет способствовать наиболее «глубокому» прочтению и пониманию документа.

2.2. Информационные уровни документа

Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного измерения. Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее время отсутствует универсальная мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др.

Для определения количества информации необходимо, прежде всего, воспользоваться общенаучным методом измерения. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.

Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя таким образом на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги.

Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа.

Содержание всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум".

Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности.

Цифровая оценка информативности осуществляется путём составления двух списков дескрипторов (от англ. "descry" - распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих смысловую нагрузку и нередко именуемых ключевыми словами. В первый список помещаются все дескрипторы документа, а во второй - дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках, служит показателем информативности.

Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя.

Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п.

Таким образом, изучение информационных свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников. 7

2.3. Классификация по информационной составляющей документа

Основные признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д. 8

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина "текстовой документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов - поверхности Земли или других небесных тел - выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему - нотную запись.

Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).

Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).

г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности.

Однако абсолютное большинство документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).

д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение, т.е. осязание (книга для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и т.д.).

ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

и) Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.

Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки. 9

2.4. Информационные потребности

В самом общем смысле под информационными потребностями понимается необходимость в информации, требующая удовлетворения и обычно выражаемая в информационном запросе . После полного ознакомления с тем или иным документом, информация утрачивает свою ценность для нас, не перестав при этом оставаться ценной для других потенциальных потребителей. Это свойство полной потери ценности информации (ее потребительной стоимости) для данного потребителя в данный момент, представляет собой важную особенность информационной потребности, существенно отличающую ее от других видов потребностей человека. Одна и та же информация может снова стать предметом потребления, если она будет предъявлена другому потребителю, если перед тем же самым потребителем возникнет другая задача, а также если увеличится запас его знаний, позволяющий распознать в этой информации новые аспекты. Таким образом, ИПотр имеют сугубо индивидуальный (персональный) характер. Они зависят не только от особенностей решаемых задач, но также от психологических, образовательных и других личностных особенностей лица, принимающего решение. И хотя при изучении ИПотр их носителей объединяют в группы и категории, все же создатели информационных систем стремятся к тому, чтобы их пользователи имели как можно меньше ограничений в выражении своих вкусов и предпочтений. 10

Принято выделять два основных типа ИПотр:
текущие, обусловленные присущей человеку любознательностью и заключающиеся в его стремлении быть в курсе всего, что происходит в мире;
конкретные (специальные), состоящие в стремлении получить информацию, необходимую для решения конкретной задачи - исследовательской, профессиональной, управленческой и т.п.

Конкретные ИПотр в определенной степени зависят от особенностей задач, для решения которых необходима соответствующая информация. Если ограничиться сферой науки и техники, то их можно разделить на три основных вида: ИПотр ученых-исследователей; ИПОтр потребности специалистов (инженеров, врачей, агрономов и т.п.); ИПотр управляющих (руководителей). Под влиянием размышлений над сущностью стоящей задачи и содержания накапливаемой релевантной информации представление человека об этой задаче может уточняться и изменяться. Психологи называют этот процесс возрастанием состояния осведомленности о задаче.

Таким образом, ИПотр может быть охарактеризована как осознанная нужда в информации, требующейся для решения поставленной задачи по разработанному плану .

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа­ции, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до­кумент - это деловая бумага, оформленная с учетом соответ­ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля­ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Список использованной литературы

Нормативно-правовые источники

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Учебники, монографии, брошюры

Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

Валгина Н.С. Теория текста: Учебное пособие. – М.: ЛОГОС, 2003. – 280с. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. N 2. С.43-46; 2000. N 1. С.20-23.

Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы: М. 1995 г.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече­ние управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

Ларин М.В. Развитие понятия "документ" // Делопроизводство. 2000.N1.

Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.

Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – С-Пб, "Альфа", 2002.

Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 1999 - 144с.

Электронные ресурсы

href="">Портал Богослов.Ru

Школа научной информации. Лекция 7. Информационные потребности.

hischool . document /32. htm .

Информационные свойства и коммуникационные возможности документа/ Информационные уровни документа

www.ippnou.ru Классификация документов/ классификация документов по информационной составляющей Андреева В. И.

1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече­ние управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. – С. 10.

3 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

4 Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. N 2. С.43-46; 2000. N 1. С.20-23.

5 Валгина Н.С. Теория текста: Учебное пособие. – М.: ЛОГОС, 2003. – с. 231

Справочных функцией документа является – информационная функция . В документе фиксируются факты, события, явления...

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Исследование особенностей информационной технологии в организациях различного типа. Информационные связи в корпоративных системах. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений. Методы сбора, передачи и обработки информации.

презентация , добавлен 09.09.2013


Особенности и недостатки линейно-функциональной структуры управления. Роль функциональных органов. Процесс децентрализации управления в рамках линейно-функциональной структуры. Усложнение внутренних и внешних связей. Внедрение технических новшеств.

презентация , добавлен 24.03.2013


Ознакомление с характерными чертами информационной и индустриальной эпох. Изучение линейной, линейно-функциональной и дивизионной структуры управления. Рассмотрение основ программного регулирования поставки комплектующих в производственный процесс.

презентация , добавлен 08.10.2014


Сущность и основные характеристики внешней среды предприятия. Процесс контроля внешних по организации условий с целью определения возможностей и угроз для нее. Определение информации о критических точках среды и техника формирования базы данных.

контрольная работа , добавлен 25.02.2015


курсовая работа , добавлен 23.03.2016


Понятие информационных технологий в управлении - совокупности информации, экономико-математических методов, технических, программных, других технологических средств, предназначенной для сбора, обработки информации и для принятия управленческих решений.

контрольная работа , добавлен 03.12.2010


Понятие и сравнительная характеристика организационных структур предприятия: линейной, линейно-функциональной, матричной, проектной, дивизиональной. Описание работы и устройства предприятия с линейно-функциональной структурой организации управления.

курсовая работа , добавлен 19.05.2011

• «единство материального и социального»), и как весь трудовой коллектив. Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации.

б. Среда косвенного воздействия на организацию

Внешняя среда характеризуется:
взаимосвязанностью факторов, выражающей уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие;
сложностью, определяемой количеством факторов, на которые предприятие должно реагировать, и уровнем их вариативности;
динамичностью, отражающей относительную скорость изменения внешней среды под влиянием изменений в технике и технологии, конкуренции и др.;
неопределенностью, оцениваемой количеством информации, имеющейся в распоряжении предприятия, и ее качеством.
Итогом анализа состояния и тенденций изменений внешней среды предприятия является перечень угроз и открывающихся благоприятных возможностей для предприятия.
Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау). На внутренние информационные потоки влияют производственные и кадровые параметры. Производственные параметры включают характеристики хозяйственных стратегических областей, организации и хода производственного процесса, фирменной культуры, применяемой техники и т.п. К кадровым параметрам относят психологические особенности персонала, личные амбиции, возможности профессионального развития, готовность к кооперации.
Какой подход может быть применен консультантом для анализа внутренней среды организации? Для анализа внутренней среды организации применим системный подход, так как организация состоит из множества частей (элементов, тесно связанных между собой).
Современные методы преобразования предприятия связаны с информационными технологиями, поэтому они затрагивают не только организацию, но и ее информационную систему.
Запомнить!
Информационная система - это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.
Иначе говоря, информационная система - это комплексное сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации.
Как и в любой системе, важно, чтобы компоненты ИС работали вместе, были совместимы, минимально избыточны, максимально полны и хорошо согласованы друг с другом.
Создание новой информационной системы приводит к большим, чем смена оборудования и программного обеспечения, изменениям. Проектируя новую информационную

систему, мы перепроектируем организацию в целом. Это влечет за собой изменения в работе, квалификации, управлении бизнес-процессами.
Относящиеся к внешней среде факторы, внешние по отношению к организации, влияют на создание и структуру информационных систем.
Примерами внешних воздействий являются:

• увеличивающиеся затраты на использование рабочей силы, сырьевых и информационных ресурсов;
• конкурентоспособные действия других организаций;
• изменения в законодательстве и нормах государственного контроля.

• быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды;
• сокращать продолжительность периода от разработки товара до его выведения на

• обеспечивать качество «с первого раза»;
• производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ;
• сокращать сроки доставки;
• четко выполнять заказы;
• использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей;
• оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс;
• оперативно реагировать на развитие конкуренции.

1. Как вы понимаете термин «организация»?
2. Расскажите, что представляют собой внешние и внутренние информационные потоки в организации.
3. Объясните, почему для анализа внутренней среды организации применим системный подход.
4. Расскажите, что такое информационная система.
5. Дайте характеристику внешней среды организации. Из каких элементов она состоит?
6. Объясните, как информационные технологии влияют на организацию.