Расчет компенсации за отпуск при увольнении. В каких случаях положена компенсация и от чего зависит ее размер. Компенсация за неиспользованный отпуск, если отпуск предоставляется в рабочих днях

Калькулятор компенсации при увольнении производит расчет в несколько этапов. Сначала определяется количество календарных дней неиспользованного отпуска, за которые работнику положена компенсация. Затем производится расчет самой суммы компенсации. Для этого необходимо знать размер среднедневного заработка увольняющегося работника. Кстати, при необходимости, калькулятор поможет рассчитать и среднедневной заработок.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск: формула

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по следующей формуле:

Количество неиспользованных отпускных дней по общему правилу определяется как произведение количества дней отпуска, положенных работнику за каждый месяц работы (годовой отпуск делим на 12), на количество месяцев, отработанных у конкретного работодателя, за минусом уже отгулянных дней отпуска.

Обратите внимание на то, что при подсчете количества месяцев, отработанных у работодателя, есть свои особенности (п.35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169). Так, если работник отработал меньше половины месяца, то из расчета этот месяц исключается, если же половину и более - данный месяц учитывается как целый. Как нам разъяснили в Роструде, если в месяце 31 день, то половина - это 16 дней, а если в месяце 29 дней, то половина - это 15 дней.

Компенсация за неиспользованный отпуск, если отпуск предоставляется в рабочих днях

Определенным категориям работников отпуск предоставляется не в календарных, а в рабочих днях. К примеру, к таким работникам относятся сезонные работники (ст.295 ТК РФ), а также сотрудники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст.291 ТК РФ). Так вот, компенсация за неиспользованный отпуск этим работникам рассчитывается по той же формуле, что и работникам, которым отпуск предоставляется в календарных днях (см. формулу выше). Однако количество неиспользованных дней отпуска считается иначе:

Срок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Все расчеты с работником при его увольнении работодатель обязан произвести в последний день работы этого сотрудника (ст.140 ТК РФ). Соответственно, компенсацию за неиспользованный отпуск работник должен получить также в свой последний рабочий день.

Ответственность за невыплату компенсации за неиспользованный отпуск

Если работодатель не выплатит увольняющемуся работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, а трудинспекция узнает об этом (например, работник напишет жалобу), то работодателя оштрафуют. Размер штрафа составляет (ч.6 ст.5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. - для юрлица-работодателя;
• от 10000 руб. до 20000 руб. - для должностных лиц юрлица-работодателя;
• от 1000 руб. до 5000 руб. - для ИП-работодателей.

Кстати, если компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель выплатит, но с нарушением установленного срока, то вместе с этой компенсацией работодатель обязан выплатить работнику еще и другую компенсацию - за задержку трудовых выплат (ст.236 ТК РФ). Ее размер может рассчитать наш .

Существует два случая, согласно которым работник получает компенсацию за отпуск, оставшийся неиспользованным. Первый - вместо отпуска, который свыше 28 календарных дней (ТК, статья №126), второй - увольнение самого работника (ТК, статья №127). В данной статье приведено подробное описание процедуры расчета денежной компенсации в 2016 году за неиспользованный отпуск по причине увольнения работника.

Кто может воспользоваться в 2016 году правом на получение компенсационной суммы за неиспользованный отпуск (при увольнении)?

По Правилам об очередных и дополнительных отпусках (пункт №28), которые утверждены приказом №169 НКТ СССР от 30.04.30, процедура выплат денежных компенсационных сумм за неиспользованный отпускной период имеет свои особенности.

Так, каждый работник имеет право использовать ежегодный оплачиваемый отпускной период после отработанного полугодия у постоянного работодателя. Казалось бы, работник при увольнении с этого места работы, на котором отработал менее шести месяцев, такое право на получение денежной компенсации за неиспользованный отпуск утрачивает. Но конкретно об этом в официальном законодательстве нашего государства нигде ничего не указано. Пункт №35 Правил об отпусках содержит такие данные: некоторое количество рабочих дней (до полмесяца) исключается из расчета стажа, что дает право на использование данной компенсационной суммы. Работник, проработавший на постоянном месте свыше полмесяца и увольняющийся с данной работы, имеет полное право получить компенсационные денежные выплаты за отпускные дни, оставшиеся неиспользованными, что и подтверждается письмом №1920-6 Роструда от 08.06.2007 г.

Кто при увольнении не может в 2016 году воспользоваться денежной компенсацией за неиспользованный отпуск?

Определенные категории работников не могут воспользоваться правом на получение денежных компенсационных выплат за неиспользованные отпускные дни при своем увольнении с постоянного места работы. К ним относят:

1. Проработавших меньше, чем полмесяца (например, работник был принят на работу 25.04.2015 г., а 1.05.2015 г. он увольняется в соответствии с соглашением сторон трудового договора - ТК, статья №78).

2. Исполнителям, что работают на основании заключенных гражданско-правовых договоров - ТК, статья №11.

Рассчитываем сумму денежных компенсационных выплат за неиспользованный отпуск при увольнении работника в 2016г.

Главной особенностью расчета размера сумм денежных компенсационных выплат, положенных рабочему в случае его увольнения за отпускные дни, оставшиеся без использования, является учет дополнительных отпусков (плюс к не предоставленным основным). Такие дополнительные отпуска предусмотрены законодательством не для всех категорий сотрудников, а для тех, кто:

1. Работает с вредными и (или) опасными условиями - ТК, статья №117.

2. Трудится в районах Крайнего Севера, то есть в тяжелых климатических условиях - ТК, статьи №321 (часть 5) и №302, а также соответствующий Закон РФ №4520-1 от 19.02.93 г., статья №14.

3. Пострадал при аварии на ЧАЭС - Закон РФ №1244-1 от 15.05.91 г. статьи №14, № 18-20.

4. Работает в условиях ненормированного рабочего дня - ТК, статья №119.

5. Является спортивным тренером или профессиональным спортсменом- ТК, статья №348.10 и т. д.

Любая организация может своему сотруднику предоставить дополнительные отпускные дни, которые используются помимо установленных законодательной системой нашего государства отпусков, согласно трудового или коллективного договора - ТК, статья №116, часть 2.

1. Рассчитываем количество дней, за которые следует выплатить денежные компенсационные средства. Нормы, по которым ведутся расчеты, прописаны в нескольких официально принятых документах:

• ТК, статьи №114-115, №121;
• Правила об отпусках, пункты №28 и №35.

Согласно ним, нужно проанализировать всю отпускную историю конкретного увольняющегося рабочего у данного работодателя и рассчитать разницу между нормативным количеством дней ежегодного оплачиваемого отпускного периода и количеством дней, использованных ним по факту.

2. Расчет стажа работы для оплачиваемого отпускного периода.

Стандартное количество отпускных дней, которые предоставляются ежегодно, составляет 28. Значит, ежемесячно в отпуск насчитывают: 28 отпускных дней/12 месяцев = 2,33 дня. Но при расчете отпускных дней, подлежащих компенсационным выплатам, учитывается рабочий период года, а не календарный год. Рабочий годовой период для каждого сотрудника является индивидуальным - это 12 месяцев с того дня, когда работник был официально трудоустроен в этой компании (например, рабочий приступил к исполнению своих обязанностей 12 апреля 2015 года, то его рабочий годовой период окончиться 11 апреля 2016 года). Согласно статье №121 Трудового кодекса нашего государства, из этого рабочего периода следует исключить:

• дни, когда он отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины - ТК, статья №76 (в состоянии алкогольного опьянения, без прохождения обязательного медицинского освидетельствования и т. д.);
• отпускное время, проводимое по уходу за ребенком до трех лет.

Обязательно в отпускном стаже работника нужно учесть следующие временные отрезки (ТК, статья №121):

• фактически отработанные дни;
• сохранение рабочего места в нерабочий период;
• вынужденные прогулы при незаконном увольнении работника (сюда относят и отстранение от обязанностей с последующим восстановлением на рабочем месте);
• отстранение от работы по причине отсутствия обязательного медицинского освидетельствования не по вине самого рабочего;
• отпускные дни без сохранения зарплаты и предоставляемые рабочему работодателем по его просьбе (до 14 календарных дней на протяжении всего рабочего годового периода).

3. Рабочий стаж для расчета компенсационных выплат за неиспользованный отпуск.

В случае, когда работник за общее рабочее время года работал больше 11 месяцев, то на момент увольнения он имеет право на денежную компенсацию за полные 28 календарных отпускных дней. Когда же отработанное время составляет меньше 11 месяцев, то неиспользованные отпускные дни должны рассчитываться по специальной формуле: пропорционально отработанному времени увольняющегося работника (Правила об отпусках, статья №28). Рассмотрим несколько примеров таких расчетов.

Пример 1 - сотрудник ООО был принят на работу 20.04.2012 года, а 12.11.2015 решил уволиться, при этом у него имеется неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам - с 10.12.2013 г. по 31.12.2013 г.

Проводим анализ отпускной истории увольняющегося работника.

Так как в примере количество неоплачиваемых отпускных дней более 14, то дата окончание этого рабочего годового периода переместилась на 8 дней (22-14=8). Соответственно произошли изменения и в периодизации последующих рабочих периодов. Окончание последнего рабочего периода устанавливается с учетом обязательного периода отработки в течение двух недель - 26.11.15, а вся продолжительность последнего года составит 6 месяцев 29 дней. Таким образом, количество отпускных дней для компенсационных выплат определяется пропорционально количеству полных месяцев последнего рабочего периода. Нюансы, которые необходимо при этом учесть:

• исключаются из расчетов излишки, что составляют меньше половины месяца;
• округляются излишки более половины месяца до полного (Правила об отпусках, пункт №35);
• не предусматривается округление дней до целого числа (хотя это может быть предусмотрено локальными нормативными актами, но такое округление всегда будет в пользу увольняющегося работника).

В данном примере компенсация должна быть предоставлена за неиспользованный отпускной период за 7 полных месяцев (округленные 6 месяцев 29 дней). Количество компенсируемых дней при этом составит: 28/12х7=16,33. При округлении в пользу работника получим 17 дней.

4. Расчеты среднего заработка необходимого для вычисления компенсации за неиспользуемый отпуск (с изменениями 2016 года).

Согласно статьям №114 и №139 (часть 4) ТК расчеты компенсационной выплаты за неиспользованные отпускные дни проводятся с учетом среднего заработка увольняющегося рабочего. Порядок такой расчетной процедуры прописан в Положении об особенностях порядка исчисления средней зарплаты (постановление Правительства России №922 от 24.12.2007 г.). Рассмотрим его более подробно:

В вышеупомянутом Положении о среднем заработке (пункт №2, абзац 2) оговаривается, что расчетным периодом для расчета компенсационной денежной суммы за неиспользованный отпуск есть последние 12 месяцев, которые идут до того месяца, когда произошло увольнение рабочего.

В случае, если увольняющийся работник проработал меньше необходимых 12 месяцев, то период для необходимых расчетов будет начинаться с его первого рабочего дня и до последнего числа того месяца, когда произошло увольнение. При отсутствии фактически отработанных дней или начисленной зарплаты и до расчетного периода, то будут учтены дни, соответственно отработанные в том месяце, когда работник уволился - Положение о среднем заработке, пункт №7.

Из расчетного периода нужно исключать:

• периоды получение среднего заработка в соответствии с законами (например, командировочные периоды);
• периоды болезни (сюда включают и получение пособия по беременности и родам);
• отпускные без сохранения зарплаты.

При данной процедуре расчета учитывают такие начисления (Положение о среднем заработке, пункт №2):

• заработная плата;
• компенсационные денежные выплаты, которые напрямую связаны с условиями и режимами труда (например, доплаты за вредные условия, ночные, выходные дни и подобное);
• выплаты, устанавливаемые согласно районному регулированию оплаты - коэффициенты и проценты надбавок;
• надбавки (также и доплаты) к тарифам и окладам (например, за выслугу лет и т. д.).

При этом нельзя учитывать выплаты, имеющие социальную направленность и другие их виды, которые не могут относиться напрямую к заработной плате - материальная помощь, стоимость проезда и питания, коммунальные услуги и т. д. (Положение о среднем заработке, пункт №3).

Согласно пункту №9 (абзац 2) Положения о среднем заработке при подсчетах компенсационных выплат за неиспользованный отпускной период, учитывается средний дневной заработок. Поэтому прослеживается связь с полным или неполным отработанным временем расчетного периода. Рассмотрим определенные случаи.

Случай №1: у рабочего полностью отработан расчетный период. В этом варианте расчет среднего заработка будет таковым: сумма фактически начисленной зарплаты за этот период делиться на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней, что соответствует 29,3 (ТК, статья №139, часть 4 и Положение о среднем заработке, пункт №10, абзац 10).

Случай №2: у рабочего расчетный период отработан не полностью. Для варианта такого расчета среднего дневного заработка принято использовать формулу, прописанную в Положении о среднем заработке в пункте №10 (абзацы 2 и 3). Сумма учитываемых выплат разделяется на 29,3, умножается на количество полных месяцев по календарю, плюсуется количество календарных дней, которое приходится на отработанное время за не полностью отработанные календарные месяцы.

При этих расчетах также нужно вычислять количество календарных дней в неполном месяце: 29,3 разделяют на количество дней в месяце по календарю, умножают на количество дней по календарю за неполный отработанный месяц - Положение о среднем заработке, пункт №10, абзац 3.

Также Положение о среднем заработке (пункт №9) предусматривает расчет суммы компенсационной выплаты увольняющемуся работнику за неиспользованные отпускные дни: средний дневной заработок умножают на количество неиспользованных отпускных дней.

Продолжаем расчеты на ранее приведенном примере: средний дневной заработок увольняющегося работника составляет 718 рублей 18 копеек, количество компенсируемых отпускных дней - 22. Значит: 718,18х22 = 15 тысяч 799 рублей 96 копеек.

Следует помнить: данные компенсационные выплаты нужно выдать увольняющемуся работнику в день его увольнения - ТК, статья №140, часть 1. В противном случае работодатель еще и оплачивает задержку данной выплаты в размере 1/300 ставки рефинансирования (за каждый просроченный день) - ТК, статья №236.

Особенности бухгалтерского учета в 2016 году при выплате компенсационных средств за неиспользованные отпускные дни

В ПБУ 10/99 (пункт №8) сказано, что компенсационные денежные выплаты увольняющемуся работнику за неиспользованные отпускные дни должны быть учтены в состав расходов как обычные виды деятельности, то есть в расходах на оплату труда. Начисленную сумму компенсации отражают по дебету счетов учета затрат 20 и кредиту счета 70. При этом выплата данных денежных средств - по дебету счета 79 в корреспонденции с кредитом счетов 50, 51.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? Сделайте это в пять шагов в момент прекращения трудовых отношений с работником, но до выплаты окончательного расчета. Рассмотрим расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении на конкретных примерах.

Чтобы безошибочно рассчитываться с сотрудниками, советуем скачать эти документы:

Остальные документы и справочники смотрите в конце статьи.

Оформить любой кадровый документ можно онлайн - для этого нажмите на кнопку ниже:

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника причитается ему за все дни отпуска, которые он заработал, но не успел отгулять. Компенсацию выплачивают только в денежном виде, в рублях. Рассчитывают ее по тем же правилам, что и отпускные – по средней зарплате увольняемого сотрудника. При этом в расчет берут не только обычный отпуск, но и другие оплачиваемые периоды отпускного отдыха, в том числе дополнительные. Они положены, например, сотрудникам младше 18 лет, лицам, работающим в особых условиях или время труда которых не нормируется.

Чтобы задокументировать расчет компенсации отпуска при увольнении, оформляют записку-расчет. Заполненный пример приведен в окне ниже, его можно скачать.

Кто получает компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсация отпуска при увольнении полагается тем из сотрудников, кто уходит, проработав на этом месте не менее половины месяца. Выплата не ставится в зависимость от причины ухода сотрудника. А вот физлицам – исполнителям по ГП договорам компенсация отпуска при увольнении не положена, так как это право распространяется только на тех, у кого есть трудовой договор с работодателем.

Пример 1

Н.И.Соколов заключил трудовой договор с ООО «Символ» 12 июля 2018 г. Через пять дней после этого он подал заявление на увольнение с 30 июля 2018 г. Чтобы определить, начислять ли компенсацию отпуска при увольнении, бухгалтер «Символа» определил, сколько дней в июле 2018 г. пришлось на время, отработанное Соколовым - это 19 дней. Значит, сотрудник проработал больше, чем полмесяца, и ему причитается компенсация отпуска при увольнении.

Расчет компенсации отпуска при увольнении делайте в пять этапов:

1. Установите продолжительность расчетного периода.
2. Определите заработок увольняющегося сотрудника за расчетный период.
3. Рассчитайте его средний дневной заработок.
4. Найдите дни неиспользованного отпуска.
5. Определите итоговый размер компенсации.

Шаг 1. Период расчета компенсации отпуска при увольнении

Для определения периода учитывайте общее время работы человека в компании. При двенадцати месяцах работы и более продолжительность расчетного периода составляет двенадцать календарных месяцев, которые предшествовали месяцу увольнения. Когда срок работы составляет менее двенадцати месяцев, берите время с первого дня работы до последнего числа месяца, который предшествовал месяцу увольнения.

Вы также можете закрепить в коллективном договоре или положении об оплате труда иной расчетный период. Но этот показатель не должен ухудшать положение работника.

Пример 2

М.О.Абрамов, работающий в ООО «Символ» с 2015 г. в должности менеджера, увольняется 31.03.2018 г. У него есть право на выплату компенсации за отпуск. В марте отработан 31 день. То есть считать компенсацию нужно с учетом этого месяца.

Таким образом, продолжительность расчетного периода составляет с 01.04.2017 по 31.03.2018 г.

Шаг 2. Заработок для расчета компенсации за отпуск при увольнении

Определите этот показатель из заработка за весь расчетный период.

В расчет включите все выплаты, перечисленные в п. 2 положения, утв. пост. Правительства № 922 от 24.12.2007 г. В частности, это вознаграждения и премии, компенсации за вредные условия, доплаты, надбавки и т.п.

Но имейте ввиду, что премии нужно включать особым образом. Берите только премии, предусмотренные системой оплаты труда и начисленные в расчетном периоде.

Не включайте выплаты за периоды, не вошедшие в расчетный. К таким периодам относятся:

• время выплаты среднего заработка, положенного согласно Трудовому кодексу, например, в командировке или в отпуске (кроме перерыва на кормление ребенка);
• время на больничном на пособии по беременности и родам;
• отпуске без сохранения зарплаты;
• дополнительные оплачиваемые выходные ребенком инвалидом и инвалидом детства;
• простой не по вине увольняемого сотрудника;
• периоды отдыха, предусмотренные законодательством.

Также не учитывайте при расчете выплаты социального характера и выплаты, не относящиеся к оплате труда. Сюда входят матпомощь, оплата питания, обучения проезда, обучения, жилья и т.п.

Пример 3

Продолжим второй пример и предположим, что в период с 01.04.2017 по 31.03.2018 г. сотрудник «Символа» М.О.Абрамов получал оклад в размере 40 000 р. и проболел с 11 по 17 сентября 2017 г., а также был в отпуске с 3 по 30 июля 2017 г. Бухгалтер «Символа» при расчете компенсации при увольнении за неиспользованный отпуск не учтет дни болезни и отпуска, а также суммы больничных и отпускных за эти дни.

Шаг 3. Расчет среднего дневного заработка

Порядок расчета этого показателя зависит от того, полностью или нет был отработан расчетный период, а также исчисления продолжительности отпуска – в календарных днях или рабочих.

Для полностью отработанного расчетного периода средний дневной заработок посчитайте так:

Пример 4

Продолжим третий пример и предположим, что в период с 01.04.2017 по 31.03.2018 г. сотрудник «Символа» М.О.Абрамов с окладом в размере 40 000 р. не болел и отпуск не брал.

Бухгалтер «Символа» посчитал среднюю дневную зарплату для компенсации отпуска при увольнении и получил сумму 1365,19 р. (40 000 р. х 12 мес. / 12 / 29,3).

Для частично отработанного расчетного периода средний дневной заработок посчитайте по формуле:

Число дней в частично отработанном периоде посчитайте по формуле:

Пример 5

Продолжим третий пример, где менеджер «Символа» М.О.Абрамов с окладом в размере 40 000 р. болел и уходил в отпуск в периоде расчета. Бухгалтер «Символа» посчитал среднюю дневную зарплату для компенсации отпуска при увольнении в три этапа:

1. Количество дней в периоде:
   • в июле 2017 г. – 2,84 дня (29,3 дн. / 31 дн. x (31 дн. - 28 дн.);
   • в сентябре 2017 г. - 22,46 дня (29,3 дн. / 30 дн. x (30 дн. - 7 дн.);
   • итого – 318,30 дня (29,3 дн. x 10 мес. + 2,84 дн. + 22,46 дн.).
2. Зарплата за неполные месяцы:
   • в июле 2017 г. – 1904,76 р. (40 000 р. / 21 дн. х 1 дн.);
   • в сентябре 2017 г. – 30 476,19 р. (40 000 р. / 21 дн. х 16 дн.);
   • итого – 432 380,95 р. (40 000 р. х 10 мес. + 1904,76 р. + 30 476,19 р.).
3. Средняя зарплата для компенсации отпуска при увольнении – 1358,41 р. (432 380,95 р. / 318,30 дня).

Шаг 4. Дни неиспользованного отпуска

Для расчета компенсации посчитайте дни неиспользованного при увольнении отпуска. Для этого есть соответствующая формула:

Учитывайте каждый год неотгулянного сотрудником отпуска либо отгулянного частично. Отметим: речь здесь идет о рабочем годе. Делайте расчет за каждые двенадцать рабочих месяцев, начиная с даты приема человека на работу.

При этом не включайте в данный период:

• время отсутствия на работе без уважительных причин;
• отпуск по уходу за ребенком до 3 лет;
• отпуска без сохранения зарплаты более чем на 14 календарных дней.

Обратите внимание: в некоторых случаях работнику надо выплатить компенсацию как за весь год работы, даже если он отработал меньший период. Делайте это когда человек отработал минимум 10,5 месяцев. Ведь за 11 месяцев положена полная компенсация.

Также выплатите полную годовую сумму компенсации при фактическом сроке работы от 5,5 до 11 месяцев, если работник уходит по причине:

• сокращения штата;
• ликвидации фирмы;
• призыва в армию;
• признания на основании медзаключения неспособным к труду.

Применяйте правила о выплате полной компенсации ко всем категориям сотрудников, отработавших 5,5 месяца и более стажа, дающего право на ежегодный отпуск.

Шаг 5. Расчет компенсации при увольнении за неиспользованный отпуск

После нахождения дней неиспользованного отпуска посчитайте сумму компенсации. Вне зависимости от того, как ведете учет рабочего времени - в днях или суммированно, итоговую сумму компенсации считайте по этой формуле:

Пример 6

Продолжим пятый пример и предположим, что менеджер «Символа» М.О.Абрамов не отгулял 18,64 дней отпуска. Значит, компенсация отпуска при увольнении составляет для него 23 320,76 р. (1358,41 р. х 18,64 дн.).

Выплатите работнику компенсацию за неиспользованный отпуск в момент окончательного расчета . Соответственно, посчитайте сумму выплаты заранее. Это будет полезно, так как позволит исправит ошибки.

Если в расчете есть ошибка, компенсацию придется пересчитать. Сумму занижения доплатите, а излишек удержите из зарплаты. Учтите, что вычесть из зарплаты можно не более ее 20 %.

Всегда приходит момент, когда тот или иной сотрудник начинает интересоваться вопросом, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, при какой обстановке она положена и как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении. Попробуем разобраться с этой проблемой более детально, развеяв все сомнения.

Право на деньги

При увольнении сотрудника из организации по какой-либо причине он может иметь в запасе календарные дни отпускного периода, которые не были им использованы ранее. Работник имеет установленную законодательством возможность пойти и отгулять оставшееся количество дней и затем попрощаться с компанией. А может – и взять компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, что вполне правомерно по законодательству страны. О данном факте говорит:

• статья 127 Трудового кодекса РФ;
• п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР № 169 от 30.04.1930 г. (далее – Правила № 169).

Важность вопроса

Информацию о том, как обеспечить себе компенсацию за неиспользованный отпуск, человеку необходимо узнать заранее, чтобы недобросовестный работодатель не имел возможности нарушить трудовое законодательство, проигнорировав его право на компенсацию за отпуск при увольнении.

Бухгалтер по расчетам с сотрудниками должен быть в курсе, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Невыполнение данного действия влечет за собой применение со стороны контролирующих органов определенных штрафных санкций.

Право на перенос или деньги

Итак, необходимо понять, каким образом у сотрудника мог возникнуть невостребованный отпуск, за который положена компенсация, и как посчитать дни неиспользованного времени. Нужно сразу же уточнить: неотгуленный отпуск и компенсация за него могут появиться в силу нескольких оснований. В том числе, если в процессе положенного по закону отдыха наступил период:

• временного недомогания, на которое выдан больничный лист;
• выполнения государственных обязанностей, для несения которых сотрудник в нормальных трудовых условиях имеет право игнорировать работу;
• отзыва сотрудника из основного отпуска.

Правила расчетов

По вопросу, как рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно сказать, что она представляет собой проведение несложных подсчетов. Именно от их результата зависит тот объем средств, который получит сотрудник организации. При отсутствии необходимых знаний предлагаем ознакомиться с этим вопросом более детально.

Итак, компенсация за отпуск должна быть высчитана за все календарные дни, которые человек не употребил в качестве отдыха. Это касается как главного, так и дополнительного отпуска. Вне зависимости от его типа сумму компенсационной выплаты вычисляют за все дни, положенные работнику.

Не следует уделять много внимания основанию увольнения: в любой ситуации и основной, и дополнительный отпускной период должны быть возмещены деньгами.

Для правильного расчета компенсации за неиспользованный отпуск уточним: в ситуации, при которой год фактически выработан не полностью, исчисление календарных дней отпускного срока проводят соразмерно реально отработанному периоду. Так, при условии, что сотрудник фактически трудился меньше 11 месяцев без предоставления отдыха в этом периоде, количество календарных дней отпускного срока вычисляют так:

Дни отдыха = 2,33 × полные месяцы работы – отгуленные дни отпуска В данной формуле 2,33 – это особый индекс. Его рассчитывают, как отношение числа положенных дней отпускного срока к количеству месяцев в году (28/12 = 2,33). Как правило, этот показатель во многих случаях является стандартным для сотрудников при отсутствии особых условий расчета.

Необходимо также отметить, что показатель числа месяцев работы у нанимателя, рассчитывают с учетом п. 35 Правил № 169. Согласно им:

• при фактически отработанной половине месяца или больше его считают проработанным целиком;
• при условии, что отработано меньше половины месяца, его вообще не берут в расчет.

Иначе говоря, компенсация за отпуск при увольнении в 2018 году не будет выплачена, если:

1. фактический стаж составляет меньше 1/2 месяца;
2. ранее право на отдых уже использовано по полной схеме.

Как правило, после расчетов полученное значение выходит дробным, а не цельным числом. Тогда его можно округлить в большую сторону, то есть – в пользу сотрудника. Об этом гласит письмо Минздравсоцразвития № 4334-17 от 07.12 2005 г.

После подсчета количества дней, на которые имеет право сотрудник, поскольку они не использованы им ранее, делают непосредственный расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Схема такая:

Компенсация = число неиспользованных дней × средний дневной заработок Показатель среднего дневного заработка вычисляют согласно п. 4 Положения Правительства РФ, утвержденного постановлением № 922 от 24.12.2007 года. То есть аналогичным образом, как и для обычных отпускных.

Расчет в рабочих днях

Иногда расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении ведут не в календарных, а в рабочих днях. Самыми главными обстоятельствами подобного варианта расчета выступают:

1. заключение с человеком трудового договора на период меньше двух месяцев;
2. прием на работу сезонных сотрудников.

Сориентируем, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении для подобных договоров. Так, сама формула исчисления компенсационной выплаты остается неизменной. Единственное, при вычислении неиспользованных дней отпуска берут коэффициент 2, а не 2,33. Все остальное – как описано выше.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.

Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:
1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Особые обстоятельства расчета

Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:

• при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
• даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).

Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.

ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.

Выяснив число фактически отработанных дней, получаем такой результат. Верещагин проработал:

1 год: 01.06.2017 – 31.05.2017.

1 месяц: 01.06.2018 – 30.06.2018.

18 дней: 01.07.2018 – 18.07.2018.

Исходя из того, что последний период отработан более чем на половину, его необходимо принимать за единицу, то есть отпускной стаж Верещагина равен 1 году и 2 месяцам.

Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска следующим образом:

28 дней + 2,33 × 2 мес. – 14 дней = 18,66 дней.

При округлении, согласно положению об оплате труда, количество неиспользованных дней отпуска составит 19 полных дней.

Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении составит:

19 × 1754 = 33 326 руб.

Имейте в виду: сделав расчет, наниматель обязан перечислить денежную компенсацию взамен отпуска именно в тот момент, когда человек увольняется – в последний день его присутствия на предприятии. Тогда же выплачивают и остальные причитающиеся ему денежные средства – зарплату, премии и др.

Деньги без последующего увольнения

А можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году? Оказывается, да. И это называют заменой отпуска денежной компенсацией, которая также закреплена на законодательном уровне.

Такая ситуация может возникнуть, если человек имеет законное право на отпускной период в количестве больше 28 дней, и самостоятельно выразит желание на подмену такого рода. Однако необходимо учесть, что заменить отпуск денежной компенсацией можно только в рамках количества дней свыше стандартного отдыха. То есть, сверх 28 дней.

Подчиненному нужно подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск сверх установленного законом количества дней. А работодатель, в свою очередь, самостоятельно принимает решение, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией или же отправить сотрудника в отпуск на все исчисленные дни.

Все это значит, что з амена отпуска денежной компенсацией допустима в случае, когда человеку положен дополнительный отдых, который согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ может быть подменен денежной суммой. Ведь такой отпускной период предоставляют сверх основного отпуска, длительность которого равна 28 дням. Что касается, например, учебного отпуска, то он не может быть заменен на деньги.

Перенос

В ситуации, когда невостребованную часть основного отдыха переносят на следующий год, компенсация за неотгуленный отпуск также не предусмотрена. И связан этот момент с тем, что такие дни по сути не являются превышением, поскольку суммарно за все годы фактической работы они не перекрывают стандартного срока в 28 дней.

Невозможность замены деньгами

Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.

Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.

Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.

Заявление на компенсационную выплату вместо дней отдыха

Заявление на компенсацию отпуска, образец которого представлен выше, не является стандартизированной формой. То есть, никак не закреплен на законодательном уровне. Чтобы компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении или при подмене части дополнительного отпуска была выплачена, сотрудник может использовать данный образец или любой другой, разработанный в организации.

В том случае, когда наниматель принимает решение об удовлетворении просьбы со стороны подчиненного, он издает надлежащий приказ о замене отпуска денежной компенсацией, образец которого может выглядеть следующим образом.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Так как приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец которого изображен ранее, имеет произвольную форму, желательно, чтобы она была разработана кадровой службой компании.

Кадровый учет выплаты

Что касается кадрового документооборота, то в соответствии с ТК РФ компенсация за неиспользованный отпуск в непременном порядке должна быть документально оформлена. И в первую очередь – отражена в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В ее восьмом разделе про положенный отдых отражают все необходимые к учету данные. В том числе:

Относительно расписания отпусков (форма № Т-7), в графе 10 «Примечание» нужно обязательно уточнить, что сделана выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения. И при этом следует непременно отобразить то количество дней отпускного периода, которые были подменены на денежные средства.

Налоговый учет выплаты

Если рассматривать компенсацию отпуска при увольнении в 2018 году с позиции налоговиков, то ее относят в затраты на оплату труда. А именно:

• при расчете налога на прибыль компенсационную выплату принимают на дату ее начисления. Наличие резерва на оплату отдыха сотрудника здесь роли не играет;
• при расчете налога на упрощенной системе с объектом «доходы за минусом затрат», компенсацию за неотгуленный отпуск при увольнении в 2018 году признают на дату ее перечисления.

Налогообложение НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении происходит в общем порядке с удержанием налога. И этот момент не связан с тем, в какой именно ситуации была получена компенсационная выплата – при увольнении или в качестве подмены дней отпускного периода. Налог, удержанный в России с компенсации за отпуск обязательно перечисляют в казну государства не позднее того дня, который идет за днем ее выплаты. Что касается отражения суммы налога по компенсации в справке о доходах физлица, то с 2018 год она имеет свою кодировку – 2013. А до 2018 года в качестве кода дохода по компенсации за неиспользованный отпуск в справках 2-НДФЛ применяли – 4800.

В справках 2-НДФЛ за 2017 года компенсацию за неиспользованный отпуск показывайте новым кодом дохода 2013.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами во все фонды – ФСС, ПФР и федеральный медстрах. Причем это относится к любому виду компенсации – при увольнении или же подмене дней отпускного периода на денежные средства.

Бухгалтерский учет выплаты

Отражение к омпенсации отпуска при увольнении в бухгалтерском учете предполагает оформление специальных проводок:

• Дебет 20 и Кредит 70 – сделана компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 г., расчет которой был произведен нами заранее;
• Дебет 70 и Кредит 68 – НДФЛ с рассчитанной компенсационной выплаты;
• Дебет 20 Кредит 69 – страховые взносы компенсационной выплаты;
• Дебет 70 и Кредит 50, 51 – перечисление компенсации за неиспользованный отпуск, когда выплачивается через кассу или расчетный счет.

На наш взгляд, на основании изложенного можно предположить, что вопрос, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, раскрыт в полном объеме. А потому у любого человека больше не будет возникать трудностей с тем, как рассчитать компенсацию за отпуск.

Вопрос начисления компенсации за неиспользованный отпуск, является одним из самых распространенных. Важно понимать, как правильно начисляются такие выплаты, и в каких случаях можно их потребовать. Об этом и многом другом – прямо сейчас.

Каждому сотруднику по действующему трудовому законодательству гарантируется определенное количество дней в году, когда ему дается возможность уйти в отпуск за счет работодателя. Обычно это 28 дней (при условии полного рабочего дня). Но есть ряд случаев, когда стандартный срок увеличивается:

• 30 дней для работников-инвалидов;
• 31 день для несовершеннолетних граждан, работающих официально, а также для лиц, рабочий день которых начинается и заканчивается в разные временные интервалы (не нормирован);
• 35 дней гражданам, которые работают на опасных, вредных производствах или в условиях экстремального климата, с риском для жизни;
• 44 дня для работников, которые территориально осуществляют свою деятельность в регионах Крайнего Севера и в тех местах, которые приравнены к нему;
• 56 дней для педагогических работников.

Таким образом, есть 3 разновидности отпускных дней, которые предоставляет работодатель своему сотруднику на основании трудового законодательства:

1. Основной, который гарантирован государством (28 дней).
2. Неиспользованный отпуск – т.е. те дни отдыха, которыми работник не пожелал воспользоваться или не успел (в связи с увольнением).
3. Дополнительный – т.е. все дни, которые предоставляются сверх 28 (например, учителям, преподавателям положен двойной срок отпуска по сравнению с обычным).

При этом работник не обязан пользоваться в течение года своим отпуском, поскольку в Трудовом кодексе нет напрямую утверждения о том, что сотрудник не вправе не задействовать свои отпускные дни. С другой стороны, не использовать право отдыха в течение 2 лет подряд запрещается . Это означает, что если отпуск по какой-то причине так и не был реализован к текущем году, он переходит в категорию неиспользованного. В следующем году непременно возникнет вопрос о компенсации. При этом гражданин может не использовать все положенные дни для отдыха или часть из них.

Случаи начисления компенсации

Возникновение неиспользованных дней, которые должны были пойти на отпуск, может произойти в 2 случаях:

1. Работник увольняется, и соответственно, он уже не успеет воспользоваться полагающимся количеством отпуска.
2. Работник не увольняется, но решил не ходить на отдых по собственному желанию. При этом существует порядок востребования компенсации, который подробно рассматривается в соответствующем разделе.

На практике нередко наблюдаются случаи, когда работодатель вынуждает сотрудника идти в положенное время в отпуск. Для этого заблаговременно составляется график, с которым все работники обязаны ознакомиться под подпись. Если же сотрудник не согласен отдыхать, работодатель может обязать написать его объяснительную, чтобы застраховать себя от возможных проверок трудовой инспекции.

Расчет суммы и дней неиспользованного отпуска

Предоставление денежной компенсации за неиспользованный отпуск – это безусловная обязанность работодателя, неисполнение которой является прямым основанием для обращения в суд.

Расчет количества дней

Количество дней неиспользованного отпуска рассчитывается по факту – исходя из нормы, положенной работнику (28 или более). Берется общее количество дней годового отпуска, делится на 12 (по числу месяцев), затем полученное число делится на количество фактически отработанных месяцев. Если какая-то часть дней уже была использована, ее вычитают.

Расчет суммы

Сумма средств, которые пойдут в качестве компенсации за неиспользованный отпуск, рассчитывается как простое произведение неиспользованного количества дней на средний заработок (дневной):

Количество месяцев всегда считается целым числом: если по факту работник работал менее 2 недель, этот срок ему не засчитывается (0), а если более 2 недель – он считается как полноценный месяц (1). Если в результате окончательного суммирования получается не целое число, оно всегда округляется в пользу работника.

Подобная формула для расчета – это наиболее простой, общий случай, который не применяется в некоторых ситуациях – они рассматриваются ниже.

Как рассчитывается среднедневной заработок

Среднедневной заработок определяется исходя из среднемесячного, а он рассчитывается точно так же, как в случае определения платы за обычный (основной) отпуск. В него не включаются суммы, которые были выплачены за больничные и отпуска (в том числе дополнительные). В общем случае формула будет выглядеть так:

(А – В)*29,3/А

Значения символов следующие:

1. А – это количество общих дней в рассматриваемом месяце (включая выходные и праздничные).
2. В – это количество дней, которые не учитываются: имеются в виду дни, когда сотрудник был на больничном или в отпуске.
3. 29,3 – это среднее количество дней в месяце (число некруглое, поскольку в некоторых месяцах 30 дней, в некоторых 31, а в феврале 28/29).

К среднему заработку относятся все виды премирования, доплаты за выслугу лет, премиальные бонусы за выполнение плана продаж и т.п., но только в том случае, если они включаются в «белую» часть зарплаты.

Примеры

Примеры расчета компенсации за неиспользованный отпуск приводятся ниже:

1. Сотрудник устроился в компанию 16 апреля 2016 года. Предполагалось предоставить ему основной отпуск в период с 13 марта по 9 апреля 2017 года, но он не пожелал воспользоваться этими днями. Однако работник решил уволиться 16 июня 2017 года. Соответственно, ему полагается компенсировать все дни отпуска за его первый год работы (с 16 апреля 2016 по 15 апреля 2017 года), а также некоторую часть дней неиспользованного отпуска за второй год (за 2 месяца работы: с 16 апреля по 15 июня). Получается, что ему начисляется 100% отпускных за 1 год и 1/6 (за 2 месяца работы) отпускных за второй год.
2. Сотрудник устроился в компанию 1 марта 2015 года, а период с 1 по 28 февраля 2016 года должен был пойти в отпуск на 28 календарных дней. Однако он договорился с руководством о том, что отгуляет только 10 дней. Далее он решил уволиться 1 февраля 2017 года. Соответственно, ему полагается компенсация за неиспользованные 18 (28-10) дней первого года работы, а также за все 28 дней работы за второй год.
3. Учитель устроился работать в школу 1 сентября 2015 года, и первый положенный отпуск из 56 дней отгулял полностью (летом 2016 года). Однако он принял решение уволиться со 2 июля 2017 года. Поскольку он отработал полных 2 года, и первый отпуск был полностью реализован, ему полагается компенсация второго в полном объеме – т.е. он должен получить средства за 56 дней, которые не отдыхал в связи с увольнением.

Таким образом, в расчетах важно учесть, сколько именно сотрудник работает в компании, с какого времени, и сколько дней он уже успел отгулять (или не брал для отдыха). Конкретная сумма определяется по среднему заработку (при условии «белой» зарплаты).

Расчет компенсации в особых случаях

В некоторых случаях расчетные формулы меняются:

1. Если отпуск у сотрудника измеряется в рабочих, а не в календарных днях, то формула будет такой:

Расчет отпуска в рабочих днях возможен, когда трудовой договор был срочным и заключен на срок в пределах 2 месяцев, а также в случае с сезонными работниками.

1. Если работник проработал у работодателя от 11 до 12 месяцев, а затем принял решение об увольнении, он все равно получает компенсацию за весь год (как будто проработал 12 месяцев). Однако если число 11 месяцев было получено в результате округлений, то будет считаться фактическое количество отработанных дней.
2. Наконец, работнику, который отработал в компании от 5,5 до 11 месяцев, все равно полагается плата за полный отпуск (как будто он отработал год), если увольняется он не по собственному желанию, а в связи:

• с закрытием компании (например, в результате оптимизации или банкротства);
• с сокращением штата;
• с призывом сотрудника на прохождение военной службы.

Последний случай касается только сотрудников, отработавших в компании до года. Если гражданин работает более одного календарного года, то выплата компенсации за неиспользованный отпуск будет производиться по обычным правилам.

Неиспользованный отпуск при увольнении

Если работник намерен увольняться, это наиболее простой случай: тогда все компенсации, в том числе и те, которые связаны с неиспользованным отпуском, будут выплачиваться в последний день его работы, когда ему отдадут трудовую книжку и произведут окончательный расчет.

Важно понимать, что в этом случае речь идет только о предоставлении денежной компенсации за неиспользованный отпуск. Например, если гражданин пожелает уйти в отпуск с последующим увольнением, и вместе с положенными днями отдыха задействовать неиспользованные с прошлого года, такой возможности нет: ему могут и обязаны предложить только денежную форму компенсации в соответствии со средним заработком.

Замена неиспользованных дней отдыха на деньги невозможна беременным женщинам и несовершеннолетним работникам, если они пожелают получить ее, продолжая работу. Т.е. компенсацию эти категории граждан получают только в одном случае – при увольнении.

Неиспользованный отпуск без увольнения

Если в наличии есть неиспользованный отпуск, его можно использовать и без увольнения. Компенсировать такие дни работнику могут в виде:

• дополнительных дней к основному отпуску, который положено взять в этом году;
• денежными средствами в соответствии со средним заработком.

Очень важно понимать, что конкретное решение, в каком виде дать работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, принимает только работодатель . Обязанность востребования компенсации лежит на самом сотруднике – т.е. гражданин сам должен поднять этот вопрос и написать заявление, которое работодатель обязан у него принять.

Для некоторых категорий работников компенсация неиспользованных дней деньгами году невозможна: это граждане, занятые на опасных и/или вредных условиях труда. Т.е. им неиспользованный отпуск должен быть компенсирован в виде дополнительных дней отдыха в следующем году.

Сроки предоставления компенсационной выплаты (или дополнительных дней) устанавливаются работодателем, но они не могут превышать сроков, в пределах которых гражданин должен уйти в отпуск в этом году.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Например, если сотрудник должен уйти в очередной отпуск не позднее 1 июля, значит, вопрос о компенсации должен быть решен также не позднее этого дня.

Если речь идет о неиспользованном учебном отпуске (например, гражданин мог сходить на сессию, но не сделал этого или сделал частично), то предоставление компенсации деньгами в этом случае невозможно.

Сравнение обоих случаев представлено в таблице.

Заявление о предоставлении компенсации: образец

Если сотрудник пожелает истребовать все свои неиспользованные дни, он должен написать заявление. Как правило, у работодателя есть бланки разных заявлений, в том числе и для такой типичной ситуации. Составляется оно в произвольной форме, как показано на образце ниже.

Установленной, единой формы приказа также нет, поэтому составляется он произвольно.

Предусматривается обязательный порядок ознакомления работника с приказом под подпись, как и со всеми другими документами, касающимися сотрудника (выговор, премирование, увольнение и т.п.)

Ответственность за непредоставление компенсации

Работодатель обязательно принимает к рассмотрению заявление, о чем ставится письменная пометка. После этого в течение нескольких дней руководство принимает решение, пойти навстречу и компенсировать неиспользованный отпуск, как указано в заявлении, либо предоставить иную форму компенсации (в данном случае – дополнительными днями). Т.е. работодатель решает, как именно компенсировать, а не компенсировать или нет .

Если факт нарушения случился, это повод обращаться в трудовую инспекцию или в суд. В этом случае можно потребовать не только взыскания средств за неиспользованный отпуск, но также морального вреда. К тому же с компании взыщут штраф, сумма которого зависит от конкретного статуса фирмы и ее сотрудников (см таблицу).

Если компенсация будет выплачена сотруднику с нарушением срока, то работодатель должен дополнительно оплатить ему и компенсацию за задержку трудовой выплаты.