Программы используемые в гостиницах. Программа для гостиницы. Программа отель. Программа для бронирования. Система управления отелем. Программа для мини отеля. Гостиничная программа

Современная программа для хостела - многофункциональное решение, автоматизирующее управление, анализ деятельности и формирование отчетности хостела. Удобство и практичность по привлекательной цене.

Хостелы, как бюджетный вариант размещения, получили на сегодняшний день широчайшее распространение по всему миру. Они пользуются большой популярностью у самых разных туристов, поэтому номерной фонд в хостелах расходится очень быстро. И для того, чтобы оптимизировать все процессы управления такой доступной гостиницей и автоматизировать операции по бронированию номеров, рекомендуется использовать современные системы автоматизированного управления. Во главе такой системы стоит специальная программа для хостела – многофункциональное ПО, обеспечивающее пользователю доступ ко всем инструментам системы и при этом легкость управления.

Преимущества внедрения автоматизированной системы

Правильно подобранная и настроенная программа для хостела обеспечит следующие преимущества:

• оптимизация процессов бронирования и учета номерного фонда;
• оперативный мониторинг наполняемости;
• ведение документооборота с постояльцами;
• автоматизированное составление отчетности и т.д.

Возможности управления хостелом с помощью ПО

Номерной фонд таких бюджетных гостиниц разделяется на несколько категорий по количеству кроватей в номере и дополнительным удобствам. И различные категории номеров имеют разную стоимость. Также на цену места в хостеле влияет сезонность – в течение года она может меняться в широких пределах.

И специальная программа для хостела позволит упростить процессы ценообразования, автоматически корректируя предлагаемые постояльцам цены. Поэтому достаточно 1 раз заполнить базу данных программы – и дальше она возьмет всю работу на себя.

Также такое ПО может иметь возможность синхронизации данных из собственной базы данных и информации на сайте хостела. В этом случае сведения об изменении количества свободных коек будут автоматически изменяться и на сайте. Это позволит обходиться без услуг веб-мастера.

Современные программы для автоматизации хостелов имеют широкие возможности для подготовки необходимой документации:

• автоматически заполняют необходимые формы;
• способны работать на разных языках;
• обеспечивают оперативность создания документации.

Также программы для хостелов предлагают широкий функционал для мониторинга текущей деятельности, спроса и всех необходимых показателей работы, для решения множества маркетинговых задач и в целом автоматизировать выполнение практически всех операций в хостеле.

Стоимость

При таком широком функционале профессиональное ПО для хостела будет достаточно доступным и не потребует приобретения сложного и дорогостоящего оборудования. Вся база данных может быть размещена на специальном сервере, и пользователю понадобится только ПК и доступ в Интернет. Благодаря этому, программы для бюджетных гостиниц отличаются очень выгодной ценой.

Гостиничный бизнес всегда идет параллельно с туристическим. Безусловно, автоматизация в этой области может оказать существенное влияние на конкурентоспособность компании, занятой в этой сфере услуг. В этом обзоре будет рассмотрена программа "Отель", автоматизирующая работу администратора гостиницы. Программа в визуальной форме показывает план заселения номеров, рассчитывает сумму предоставленных услуг и формирует отчеты по занятости номеров и оплате.

Главным окном программы, в котором осуществляется основная работа, является окно "План размещения". Оно представляет собой таблицу, заданную двумя измерениями: по горизонтали - даты календаря, а по вертикали - номера гостиницы, сгруппированные по корпусам. Бронируя или заселяя номер, необходимо просто выделить диапазон ячеек для выбранного номера за определенный период. Заданный диапазон закрасится цветом, а пользователю будет предложено заполнить параметры заселения: список гостей, состав услуг, период занятости номера и тому подобное. Таким образом, программа наглядно показывает наличие свободных номеров, даты заселения и освобождения; не может произойти ошибочного заселения номера разными гостями.

На панели инструментов этого окна можно задать фильтр по корпусу или категории номеров, указать интервал просмотра плана заселения, найти гостя или поставить номер на ремонт (выделенный диапазон ячеек закрасится серым цветом).

Когда выбран период пребывания гостя, пользователь должен заполнить карточку номера. Главным параметром карточки является ее идентификатор, который будет отображаться на плане размещения. В качестве идентификатора можно задать имя въезжающего гостя, интервал дат или просто любое число.

Окно карточки разбито на четыре вкладки. На первой вкладке задаются даты заезда и выезда, количество проживающих гостей и одно из действий: бронирование, поселение или выселение. В зависимости от этого действия интервал ячеек в плане размещения будет закрашен своим цветом: бронирование - зеленым, поселение - синим, выселение - розовым.

На второй вкладке задается список проживающих гостей. А на третьей можно указать список предоставляемых услуг (проживание, питание, бронирование, состав дополнительных услуг), рассчитать их сумму, при необходимости напечатать счет-фактуру.

На последней вкладке карточки заносится информация о каждом факте оплаты за предоставленные услуги. Здесь можно увидеть неоплаченный остаток, если оплата была осуществлена частично.

По всем введенным данным программа позволяет построить несколько отчетов: список заезжающих, список выезжающих, список проживающих, кассовый отчет, отчет по оплате. В программу встроен дизайнер отчетов, и при желании можно изменить внешний вид любого из формируемых программой отчетов. Однако создавать новые отчеты у программы возможности нет.

Всю справочную информацию можно просмотреть и отредактировать в окне "Справочники". Окно разделено на две области: первая - список справочников, вторая - список элементов выбранного справочника.

Цены на номера являются периодическими реквизитами, то есть могут хранить значение на определенную дату. Историю изменения цен можно просмотреть и отредактировать в справочнике "Категории номеров".

В настройках программы кроме прочих параметров (таких как размещение базы данных, денежная единица, реквизитры компании) можно задать параметры расчета услуг. Здесь можно задать:

• способ оплаты номера (за человека в сутки или за номер в сутки);
• способ оплаты брони (фиксированной суммой или процентом от цены номера);
• сумму рекреационного сбора с человека;
• процент НДС.

Замечания

Нет таких понятий, как расчетный час, время заезда и выезда. Ограниченный набор отчетов и отсутствие возможности разрабатывать новые. Владельцу гостиницы наверняка не помешают аналитические отчеты: "Динамика заселения", "Динамика прибыли", "История изменения цен" и тому подобные. Расширив функциональность программы в сторону анализа, можно выработать систему по оптимизации заселения номеров и получению максимальной прибыли за счет сезонного изменения цен.

Резюме

Интуитивно понятный интерфейс, простота в освоении в сочетании с невысокой ценой делают программу привлекательной к использованию в гостиницах малого и среднего типа. Визуальное отображение состояния номеров нацелено на упрощение работы администратора, а предоставленный набор отчетов облегчит документооборот с бухгалтерией.

Использование системы автоматизации гостиницы обеспечивает четкость обслуживания клиентов, налаживает контроль над действиями обслуживающего персонала и сокращает затраты. Управление пансионатом, отелем или мини-отелем на основе инновационных технологий и особого программного обеспечения - выход на новый уровень оказания услуг и залог процветания вашего бизнеса.

Специфика деятельности персонала пансионатов и гостиниц значительно отличается от других отраслей предоставления разного рода услуг, поскольку в гостиничном бизнесе приходиться постоянно взаимодействовать с большими объемами информации, касающимися брони номеров, числа дней проживания, времени выселения и пр., предоставлять соответствующую отчётность, а также следить за высоким уровнем сервиса. Поэтому автоматизированные системы гостиниц характеризуются широким уровнем распространения и внедрения.

Главные преимущества автоматизации отелей

Автоматизация гостиницы способна:

• объединить информацию о деятельности всех отделов в единую информационную систему;
• производить бронирование и оплату любым удобным способом;
• выполнять учет движения, расходования ресурсов отеля;
• повысить скорость управления номерным фондом;
• минимизировать время при заселении постояльцев;
• вводить необходимую учетную информацию в единую систему;
• организовать логику работы портье, горничных, персонала общепита;
• сформировать учетный прайс оказываемых услуг, вести учет прибыли;
• ограничить зоны доступа для персонала;
• повысить безопасность работы за счет использования видеонаблюдения и прочих систем.

Автоматизация гостиницы, программы для которой доступны для использования каждому пользователю, позволяет реализовывать комплекс задач. Их выполнение обеспечивает высокий уровень работы и качественное обслуживание. Другими словами, автоматизация отеля позволяет модернизировать весь комплекс предоставления гостиничных услуг, повысить скорость обработки информации и уровень согласования действий персонала, при этом автоматизация ручного труда снижает вероятность возникновения ошибок, что отражается на качестве ведения отчетности. А для руководства имеется богатый пласт материала для проведения анализа бизнес-процессов.

ПО для управления гостиницами: основные возможности

Программные продукты для гостиничной автоматизации относят к группе специальных программных систем, именуемых Property Management Systems - системы для управления элементами недвижимости. Помимо непосредственно HMS, к ним относят программные продукты для управления другими объектами (тренажерных залов, ресторанов, баров), а также программами для управления складскими комплексами, супермаркетами, госучреждениями.

Все предлагаемые HMS имеют похожую структуру, состоящую из нескольких основных модулей:

• блока регистрации и обслуживания постояльцев;
• службы контроля и управления;
• интерфейсов к внешним системам.

Любая автоматизированная гостиница имеет свой комплект исполнительных блоков, но стандартный набор функций следующий:

1. Портье – важный модуль, отвечающий за регистрацию и поселение гостя в номер, и, соответственно, расчет и выселение. Интерфейс этой службы выполнен в виде интерактивного плана поселения номерного фонда («шахматка»), выполняющего все задачи, связанные с поселением и обслуживанием клиентов.
2. Бронирование – служба, позволяющая определять доступность или занятость номеров на определенный период, а также выполнять создание и отмену предварительного бронирования.
3. Модуль для горничных – служит для планирования графика дежурств персонала, уборки номеров, формирования перечня выполняемых работ (уборка, смена полотенец, исполнение туалетной косметики и т. д.). Обычно модуль выполняет подсчет количества баллов, получаемых персоналом при выполнении работ, и также он контролирует обеспеченность мини-баров.
4. Администрирование – служба предназначена для настройки работы непосредственно программного продукта, изменение расценок, курса валют и др.
5. Бухгалтерия – служит для передачи информации для последующей обработки в бухгалтерские программы (как правило, это «1с»). Но существуют некоторые гостиничный программные продукты с возможностями «1с».

Взаимодействие с внешними системами

Автоматизированное управление гостиницей используется в комплекте с множеством внешних систем, управляющих функционированием оборудования в отеле и обеспечивающих оказания постояльцам спектра разнообразных услуг.

К оборудованию, используемого при ведении гостиничного бизнеса, относятся:

• Фискальные регистраторы для проведения любых финансовых операций с платежными и кредитными картами и наличными средствами, которыми могут рассчитываться постояльцы.
• Системы контроля доступа – широко распространены электронные замки «офлайнового» и «онлайнового» типов. Последние в основную программу отправляют сведения о доступе персонала, попытках несанкционированного доступа.
• Энергосбережение – одно из приложений системы доступа - так называемый энергосберегающий карман, предназначенный для хранения ключа-карты, включения электроэнергии в номере. Определенные автоматизированные системы могут устанавливать температурный режим в номере исходя из присутствия/отсутствия жильцов и пр.
• Специальные системы с платным ТВ, которые позволяют предложить гостям просмотр телеканалов, без рекламы либо «видео по требованию». Такую демонстрацию обеспечивают поставщики контента и транслируются только по сети гостиницы.
• Возможность онлайн-бронирования - служба, с помощью которого гость может выбрать и заказать номер самостоятельно. Это повышает уровень доверия к отелю, увеличивает приток клиентов.
• Системы автоматизации баров и ресторанов - организует автоматизацию заказа и передачи к исполнению, учет запасов и контроль перемещения товаров, защиту от недобросовестных работников.

Важно! Организовать обслуживания гостей так, чтобы счета за продукты оплачивались при выезде. Для чего система запрашивает информацию о постояльце, его состоянии счета, передавая сведения об используемых услугах.

Программы для гостиниц на Российском рынке

• SmartHotel – мощнейшее программное обеспечение для управления гостиницей, функционирующее на платформе 1с. Эта программа выполняет любые требуемые функции для автоматизации отелей, включая главный офис гостинцы и управление рестораном.
• Фиделио – это программное обеспечение, которое уже более 30 лет используется в российском гостиничном бизнесе. Стоимость установки определяется в индивидуальном порядке и в основном зависит от размеров гостиницы, комплектации гостиницы. А также следует заметить, что один из наиболее дорогих программных комплексов.
• Эдельвейс – это российская разработка, стоимость которой определяется от числа рабочих мест.
• 1C Отель – наиболее недорогое и простое решение, цена зависит от количества рабочих мест.

Подводя итоги

Безусловно, автоматизация гостиницы - это обязательный шаг для роста и развития собственного бизнеса. Но перед тем как приступить к автоматизации бизнес-процессов вашей гостиницы рекомендуется сформулировать основные требования и задачи к такой системе. Обычно, выбор подает в пользу той системы, которая в большей степени соответствует возможностям, актуальными для отеля или гостиницы на текущем этапе развития.

Программа управления отелем, гостиницей, базой отдыха позволяет заменить традиционные методы работы туристического комплекса по продаже путевок и реализации платных услуг на автоматизацию бронирования номеров, учета клиентов, регистрации и размещения гостей, управления контролем доступа (СКУД) в номера с помощью RFID замков и RFID карт гостя.

Программа Проффит.Пансионат для бронирования номеров устанавливается в отделе реализации и на рабочем месте администратора стойки размещения гостей в гостинице, отеле, на базе отдыха. Программа позволяет удобно и быстро бронировать места номерного фонда, вестирегистрацию гостей и реализацию платных услуг гостиничного комплекса.

CRM - система учета клиентов гостиницы, отеля включает в себя функции IP-телефонии, SMS- сообщений для пациентов и врачей, напоминания о задачах сотрудникам, контроль выполнения поставленных задач.

Онлайн модуль для сайта гостиницы, отеля, базы отдыха позволяет организовать прием заявок на бронирование номеров, моментальное подтверждение и оплату услуг и путевок по банковским картам с помощью прямой интеграции сайта и базы программы Проффит.

Область применения системы

Пробная версия на 20 дней позволяет ознакомиться с функционалом программы, изучить ее интерфейс и возможности для учета.

Остались вопросы? Закажите звонок менеджера или онлайн - презентацию программы в удобное для вас время.

Новые возможности программы

Пользователи системы и совместимое оборудование

Возможности системы для пользователей

Менеджеры отделов продаж: бронирование мест и реализация услуг проживания в номерном фонде, оформление путевок, продажа дополнительных платных услуг комплекса, печать платежных и бухгалтерских документов;
Администраторы комплекса: регистрация клиента в номерном фонде, заселение/переселение из номера в номер, программирование карт доступа к контроллерам замков дверей в номер, досрочное выселение, продление сроков проживания в номере, реализация дополнительных платных услуг, печать платежных документов;
Бухгалтер комплекса : ведение учета и контроля реализации услуг, выгрузка данных в учетную бухгалтерскую систему;
Управляющий комплекс а: формирование оперативной отчетности по работе комплекса;
Контроллеры замков дверей : управление доступом в номера клиентов, сотрудников комплекса.

Наша программа позволит Вам повысить качество обслуживания ваших клиентов с момента бронирования номера до момента выселения из гостиничного комплекса, позволит распределять и регулировать загрузку номеров и обслуживающего персонала, повысить "прозрачность" в работе персонала комплекса.

Стоимость готовых решений

Интерфейс программы

Главное меню программы

Основное меню предоставляет доступ к разделам программы и ее настройкам:

Справочники, Номерной фонд, Сервис, Помощь, О программе.

	Меню Справочники содержит подразделы: Сотрудники Шаблоны Услуги Праздники Кассы Объекты аренды
	Справочник сотрудников предназначен для ограничения прав доступа пользователей к системе. Каждому сотруднику присваивается имя и пароль, которые он вводит в момент входа в программу. ФИО сотрудника имя сотрудника в системе должность сотрудника пароль сотрудника для входа в систему права сотрудника для работы в системе
	Справочник шаблонов служит для создания шаблонов, используемых при заполнении платежных и бухгалтерских документов. перечень шаблонов назначения платежа
	Справочник услуг предназначен для создания и ведения номенклатуры услуг, оказываемых гостиничным комплексом
	Справочник праздников гостиничного комплекса позволяет установить график действия цен выходных и праздничных дней.
	Справочник касс гостиничного комплекса служит для настройки всех видов касс и денежных потоков предприятия.
	Справочник объектов аренды предназначен для настройки и бронирования всех видов объектов, предоставляющих дополнительные услуги комплекса.
	Раздел "Номерной фонд" содержит подразделы: Номера. Настройка номерного фонда Контрагенты. Настройка перечня контрагентов Путевки. Ведение журнала путевок Документы. Ведение бухгалтерских документов Бронь. Бронирование мест в номерах Платежи. Ведение журнала платежей Тарифы страхования. Ведение журнала страховок Статусы. Настройка отображения журналов Сертификаты. Учет продажи и гашения сертификатов Дисконтные карты. Учет дисконтных карт и накоплений Аренда объектов. Бронирование и продажа доп. услу г
	Журнал "Номера" служит для создания и ведения перечня номеров номерного фонда гостиничного комплекса. перечень номеров фонда, график заполнения на период, информация о проживающих на дату перечень категорий номеров перечень дополнительных справочников перечень прайс-листов со сроками действия цен
	Журнал "Контрагенты" предназначен для ведения перечня всех контрагентов гостиничного комплекса. Реквизиты юридического лица Данные физического лица Комиссия турагентству
	Журнал "Путевки" содержит перечень путевок (журнал продаж) гостиничного комплекса. Перечень всех созданных путевок Информация о продаже дополнительных услуг к проживанию по путевке Информация о клиентах, заезжающих в комплекс по путевке Информация об оплатах по путевке План размещения по путевке
	Журнал "Документы" предназначен для формирования бухгалтерских документов - счетов, товарных накладных на основании одной или нескольких созданных контрагенту путевок.
	Журнал "Бронь" служит для бронирования свободных номеров и оформления продажи путевки. Выбор корпуса, этажа, категории номера Выбор периода проживания Выбор типа питания Расчет или подбор скидки
	Журнал "Платежи" позволяет вести сводный журнал всех платежей за услуги комплекса.
Журнал "Сертификаты" предназначен для ведения учета подарочных сертификатов гостиничного комплекса. Учет выданных сертификатов Гашение сертификатов на оплату услуг комплекса Журнал "Дисконтные карты" служит для ведения учета выданных клиентам дисконтных карт с учетом всех накоплений. Выдача дисконтной карты Учет накоплений по дисконтным картам Предоставление скидки по карте Журнал "Аренда объектов" позволяет вести почасовое бронирование объектов инфраструктуры, предоставляющих дополнительные услуги комплекса. Настройка объектов аренды Бронирование времени аренды объекта Расчет стоимости аренды Оплата аренды