Пример заполнения трудовой книжки образец. В разделе отражается. Вкладыш в трудовую книжку

Правильно заполнить трудовую книжку - образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Если компания является первым работодателем специалиста, она обязана завести для него трудовую книжку, а значит, корректно заполнить необходимые разделы. Однако и когда в фирму приходит человек с опытом, работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжке информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать, расскажем в нашей статье.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

По общему правилу сотруднику, впервые поступающему на работу, должна быть заведена трудовая книжка. Причем обязанность по заведению и заполнению трудовой книжки возложена на первого работодателя (ст. 65 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если фирма нанимает человека по гражданско-правовому договору, то заведение и заполнение трудовой книжки не требуется, даже если у работника ее нет.

В дальнейшем, когда работник увольняется и идет устраиваться на новое место работы, он должен передать свою трудовую книжку новому работодателю, а тот продолжит делать в ней соответствующие записи.

Поэтому любая компания должна знать, как заполнить трудовую книжку корректно.

Основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил № 225).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией. Специальное требование существует даже относительно типа и цвета ручки, которой компания заполняет трудовую книжку: перьевая или гелевая, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции № 69, п. 11 Правил № 225).

Нас ждут электронные трудовые книжки? Ответ .

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Итак, «стартовые» сведения о работнике вносит в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

О налоговых последствиях для работодателя при выдаче трудовой книжки см. в материале «Минфин напомнил, как быть с НДС и прибылью при выдаче трудовых книжек» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация заполняет такие графы, основываясь на предоставленных сотрудником оригиналах подтверждающих документов (паспорта или другого удостоверяющего личность документа, диплома об образовании и т. д.). Но если оригиналов сотрудник по каким-либо причинам предоставить не может, то компания вправе заполнить титульный лист трудовой книжки и на основании копий, которые должны быть заверены нотариально.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, необходимо завершить процедуру заполнения. Для этого на титульном листе компания проставляет дату заполнения и демонстрирует лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывается представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считается внесенной.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя.

Однако если какие-либо «стартовые» сведения о работнике претерпели изменения (к примеру, изменилась фамилия или имя), то компания должна актуализировать информацию в трудовой книжке. Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 2.3–2.4 Инструкции № 69).

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа - это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел. Сведения о работе начинает заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника.

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

О корректном указании наименования фирмы см. в статье «Роструд разрешил "штамповать" трудовые книжки» .

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п. 3.1 Инструкции № 69).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник до прихода в компанию успел отслужить в армии, то непосредственно перед записью о приеме в штат компании следует указать также годы и место его службы (п. 21 Правил № 225). При этом в качестве подтверждающего документа выступает военный билет. Аналогичное правило действует и в случае, когда работник до трудоустройства проходил какие-либо курсы по повышению квалификации.

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице. Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 20 Правил № 225. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель (п. 20 Правил № 225). Для этого сотруднику нужно запросить у второго, неосновного, работодателя корректно оформленный документ, подтверждающий работу у него в качестве совместителя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста - «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 5.1 Инструкции № 69).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье .

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку, можно скачать образец на нашем сайте.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован Инструкцией № 69 и Правилами № 225. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этими документами, изучить приведенные в них положения и нормы - как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование - отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Увольнение по инициативе работника (по его собственному желанию) - традиционно самое распространенное основание для расторжения трудового договора. Несмотря на кажущуюся простоту оформления, у специалистов нередко возникают вопросы, как правильно отразить эту запись в трудовой книжке работника. Разберем ситуации, в которых допускаются ошибки, чтобы их избегать.

Увольнение по инициативе работника

• «уволен по собственному желанию, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «уволен по инициативе работника, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор расторгнут по собственному желанию, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор расторгнут по инициативе работника, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор прекращен по собственному желанию, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор прекращен по инициативе работника, Трудового кодекса Российской Федерации».

Кроме того, любую из этих формулировок можно дополнить указанием на причины, с которыми связывается предоставление работнику льгот и преимуществ.

Вносится запись об увольнении в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки или вкладыша в нее.

Затем все произведенные в этой организации записи заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

Ниже расписывается сам работник — владелец трудовой книжки (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Порядок заполнения и ведения рудовых книжек регламентирован:

• Трудовым кодексом РФ;
• Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225;
• Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 № 69.

Трудовое законодательство обязывает каждого поступающего на работу гражданина предъявить работодателю трудовую книжку. Конечно, указанное требование распространяется только на тех граждан, которые уже имеют такой документ.

Книжка храниться по месту основной работы в течение всей трудовой деятельности сотрудника. Возвращает его работодатель только в случае увольнения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Например, страховой стаж для назначения пенсии определяется на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда РФ, по трудовым книжкам, трудовым договорам, военным билетам и другим документам.

Страховой стаж сотрудника для определения размера больничного пособия и пособия по беременности и родам также определяется по записям в трудовой книжке.

Сомневаетесь в подлинности предъявляемого гражданином документа? Тогда проверяйте его серию и год выпуска. Например, трудовые книжки выпушенные в 2013–2014 годах шли с серией TK-IV.

Подложный и недействительный документ является основанием для увольнения гражданина.

Кто ведет трудовые книжки

Вести трудовые книжки обязаны все работодатели. К ним относятся: организации независимо от организационно-правой формы и видов деятельности, коммерсанты (предприниматели), адвокаты и частные нотариусы.

Если работодатель принимает на основную работу человека, у которого нет трудовой книжки, ее надо оформить. Максимальный срок оформления - неделя после приема на работу.

Без трудовой книжки гражданин может быть:

• если он принимается на работу впервые (первое место работы);
• если документ отсутствует по причине порчи или потери.

Предварительно для получения трудовой книжки таким сотрудникам необходимо написать заявление и указать в нем причину отсутствия документа.

Порядок заполнения трудовой книжки

Титульный лист

На титульном листе трудовой книжки указываются следующие сведения (если трудовая книжка переоформляется или оформляется впервые):

1. фамилия, имя и отчество сотрудника полностью без сокращений;
2. дата рождения (как в паспортных данных);
3. образование. Запись об образовании вносится на основании диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего образование. В зависимости от вида образования в строку может быть внесена одна из следующих записей:

• среднее общее;
• начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
• среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
• высшее профессиональное (университет, институт, академия);
• послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).;

4. профессия или специальность (указываются на основании документа об образовании).

Кстати, на титульном листе есть место для печати «М.П.». Но в связи с изменением корпоративного и гражданского законодательства РФ хозяйственные общества могут не иметь печать. В этом случае все записи в трудовой книжке заверяются только подписями.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки

Раздел «Сведения о работе»

Перед тем как заполнять данный раздел запросите информацию у сотрудника о прохождении им службы в армии. Опять же эти данные вносятся только по тем гражданам, которые начинают работать впервые.

Таким образом, если сотрудник до поступления на работу проходил военную службу (армия, служба в ОВД, противопожарной службе и пр.), то в разделе «Сведения о работе» следует указать:

• в графе 1 - порядковый номер записи - 1;
• в графе 2 - дату внесения записи арабскими цифрами;
• в графе 3 - период и место службы;
• в графе 4 - наименование, дата и номер документа, подтверждающего службу.

Сотрудник служил в иностранной армии? Тогда никаких записей в трудовой книжке о службе за границей не делайте.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации, полное имя предпринимателя со статусом «Индивидуальный предприниматель Иванов Сергей Петрович», ФИО адвоката и частного нотариуса. Под этим заголовком в графе 1 ставиться порядковый номер. Обратите внимание на то, что напротив заголовка о наименовании работодателя порядковый номер не проставляется.

Далее в графе 2 следует указать дату приема на работу. А в графе 3 запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение Здесь же указывается наименования должности (работы), специальности, профессии на которую принят сотрудника с указанием квалификации.

Сотрудник принят на должность, по которой предусмотрены льготы и досрочный выход на пенсию? Тогда должность по трудовой книжке и штатному расписанию должна соответствовать ЕТКС. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 № 787.

В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу.

Обратите внимание, что работодатель может не вписывать свое. Вместо этого в заголовке перед записью о приеме на работу можно проставлять штамп, который включает полное и сокращенное названия. Такой штамп правомерен и приравнивается к записи в трудовой книжке. Основание - письмо Роструда от 19 августа 2015 № 1922-6-1.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе».

Сотрудник принят на работу после службы в армии. Сотрудником был предоставлен военный билет.

Отдельные случаи внесения сведений в раздел «Сведения о работе»

Записи о переименовании организации

Если во время работы работодатель был переименован (ИП или нотариус изменил фамилию) это необходимо отразить в трудовой книжке. Этой записи порядковый номер не присваивается. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании.

Записи о реорганизации

Запись о реорганизации нужно внести по аналогии с записью о переименовании компании. Для этого в разделе «Сведения о работе»:

• в графу 3 необходимо внести запись о реорганизации и указать форму, в которой она была проведена;
• в графе 4 следует указать приказ (распоряжение, решение, договор) работодателя, его дату и номер.

При этом в графах 1 и 2 раздела «Сведения о работе» порядковый номер и дата записи не ставятся.

Запись о переводе сотрудника на новую должность

В разделе «Сведения о работе» нужно:

• в графе 1 - ставят порядковый номер записи;
• графе 2 - дату приказа о переводе на новую должность;
• графе 3 -вносится запись о переводе;
• графе 4 - указывается реквизиты приказа о переводе.

Раздел «Сведения о награждении»

Работодатель имеет право награждать сотрудника. Гражданин может быть награжден и государственными наградами.

Запись о награждении в трудовую книжку сотрудника вносится так. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное и сокращенное название организации.

Далее под заголовком в графе 1 необходимо поставить порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату награждения. В графе 3 указываются данные о том, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 следует указать документ, на основании которого внесена запись и его реквизиты.

Вкладыш в трудовую книжку

Оформляется в том случае, если все графы разделов заполнены. Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки нельзя. То есть нельзя прописывать данные о приеме или увольнении сотрудника в разделе «Сведения о награждении».

Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности человека. В ней прописывается информация о работе лица в настоящее время и предыдущие должности.

Документ нужен при устройстве на работу. По нему работодатель может оценить стаж кандидата и уровень образования, специальность. Также нужна для определения размера выплат при выходе на пенсию.

Чтобы документ был признан действительным, информацию в него нужно вносить в определенном законом порядке. Выделяют особые правила заполнения трудовых книжек в 2019 году.

Общие сведения

При первичном устройстве на работу человеку нужно иметь в наличии трудовую книжку. Будущий работник может приобрести ее в специализированном киоске. Документ утвержден на основании Постановления Правительства РФ №225, изданного 16 апреля 2003 года. С того момента изменения в форму не вносились.

Новая трудовая книжка открывается в момент поступления на работу впервые. Она не будет иметь записей, поэтому работодателю необходимо отразить полностью всю информацию о работнике.

Документ заполняется только при осуществлении деятельность на основании трудового договора. Гражданско-правовые соглашения не предусматривают внесение сведений в трудовую книжку.

При передаче документа на работу он будет храниться в отделе кадров до того момента, пока человек не уволится. Ведением занимается специалист кадровой службы. В своей работе он должен ориентироваться на правила заполнения, отраженные в Постановлениях Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года и Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Нормативно-правовые акты отмечают, что любые изменения в трудовой деятельности сотрудника должны отражаться в книжке. Данные вносятся кадровиком при смене должности, переходе в другое подразделение.

Кто ответственен за ведение документа

Работодатель полностью отвечает за состояние трудового книжки работника.

Он осуществляет его:

• ведение;
• хранение;
• заполнение.

Обязанности по внесению данных определяются для конкретного сотрудника. Он назначается на должность в соответствии с приказом или распоряжением. Поэтому кадровик несет ответственность не только за правильность вносимых сведений, но и учет и хранение документов.

Заверение документов производится теми же сотрудниками, которые имеют право на подписание трудовых книжек. Они несут ответственность в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ.

Трудовая инспекция РФ проверяет не только правильность ведения и внесения данных в документацию. Они отслеживают основания, согласно которым конкретному лицу вменена обязанность по заполнению. Поэтому приказ или распоряжение о назначении сотрудника должны быть подготовлены в соответствии с законом.

Новые правила заполнения трудовых книжек в 2019 году

Правила заполнения трудовых книжек в 2019 году претерпели некоторые изменения. Они были внесены на основании Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ №588н, изданного 31 октября 2019 года.

В соответствии с измененными требования печать должна ставиться в трудовой книжке только при ее наличии в учреждении. Она проставляется на титульном листе, внутри документа на обложке, если сотрудником была изменена фамилия. Также скрепляется штампом увольнительная запись.

Изменения были внесены в закон 27.11.2016 года. Теперь ставить штамп необходимо, если он официально имеется у организации. При отсутствии печати заверение происходит путем постановки подписи руководства учреждения или лица, который согласно приказу осуществляет ведение трудовой документации.

Детали по разделам

В трудовой книжке выделено три основных раздела:

• раздел с персональной информации о сотруднике;
• сведения о трудоустройстве гражданина и занимаемых им должностях;
• данные о награждениях, осуществляемых в период трудовой деятельности.

В них прописываются определенные сведения о работнике. Первый из них начинается с начальной страницы трудовой – титульного листа.

В разделе отражается:

• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения;
• уровень образования;
• полученная специальность.

Титульный лист заполняется только подробно, без использования сокращений. Данные заверяются подписью лица в нижней части страницы, а также специалиста, которые внес информацию. Здесь же ставится печать учреждения.

В следующий блок трудовой книжки прописывают сведения о трудовой деятельности лица.

В нем отражены:

• приемы на работу;
• внутренние переводы;
• увольнения.

Последний раздел содержит сведения о награждениях работника.

В нескольких предусмотренных граф прописывают:

• сведения о типе награждения;
• дату поощрения;
• основание;
• подтверждающий правомерность записи документ (номер и дата приказа).

Когда страницы в основных разделах трудовой книжки заканчиваются, дополнительно заводится вкладыш. В трудовой ставится отметка о его приложении с указанием даты составления. Запись вносится в титульный лист и заверяется печатью. Рукописный вариант не предусматривается.

Вкладыш должен быть вшит в трудовую. Без нее он будет считаться недействительным. Нумерация страниц продолжается с последней цифры, отраженной в самой трудовой. На первом листе вкладыша ставится печать организации.

Как делаются записи

В соответствии с предусмотренными в трудовой книжке разделами вносятся определенные записи. Титульный лист обязателен к заполнению только при приеме сотрудника на работу впервые. Впоследствии указать на нем можно только недостоверные сведения в трудовой, которые делают книжку недействительной.

Особенности имеет раздел, отражающий трудовую деятельность работника. В момент внесения первых данных ставится печать учреждения со всеми реквизитами. При отсутствии штампа данные прописываются от руки.

Информации в графы нужно вносить в определенном порядке:

Раздел, отражающий награждения лица, заполняется в аналогичном порядке.

Здесь можно прописывать получение работником:

• почетного звания;
• государственной награды;
• почетной грамоты;
• диплома;
• нагрудного знака.

Стоит помнить, что вносить данные о перечислении денежной премии или передаче ценного подарка в данный раздел не требуется.

При приеме на работу

Важно соблюдать определенный порядок заполнения трудовой книжки при приеме сотрудника на работу:

• Во вторую графу вносится название учреждения в полном и сокращенном виде. Рядом ставится печать организации.
• Первая графа содержит порядковый номер записи.
• Далее во вторую графу прописывается дата поступления лица на работу.
• Третья графа отражает сведения о том, что сотрудник принят в конкретный отдел на определенную должность.
• Четвертая графа содержит основание для приема: дату и номер приказа.

Если вы совместитель

При осуществлении трудовой деятельности по совместительству запись в трудовой книжке делается по желанию работника. Обязательно вносить сведения в документ не требуется.

Для отражения работы сотрудник должен принести копию трудового договора о совместительстве по месту осуществления основной деятельности. Документ заверяется подписью руководителя и печатью учреждения. Также требуется составить заявление, в котором нужно указать просьбу о внесении данных в трудовую.

При увольнении

В случае увольнения работника для внесения сведений о данном факте необходимо иметь в наличие подтверждающее основание. Таковым является приказ, составленный руководством организации.

Сотрудник отдела кадров должен проставить порядковый номер записи в первой графе. Во вторую вносится дата прекращения трудовых отношений между работником и работодателем.

Третья графа содержит основания и причину увольнения сотрудника. Важно прописать информацию, используя формулировки из Трудового кодекса РФ. Сокращения в данном разделе не допускаются.

В четвертую графу вносится наименование документа (приказ) с указанием реквизитов. После этого запись заверяется руководством учреждения или сотрудником, который ответственен за заполнение трудовых книжек.

После внесения данных работник расписывается под ними. При наличии печати в учреждении нужно заверить сведения с помощью штампа.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели должны вести кадровый учет в соответствии с общими требованиями. При этом внесение сведений в трудовую книжку может быть упрощено.

Выделяют несколько этапов отражения информации в документе:

• в третью графу прописывается наименование работодателя (фамилия, имя, отчество ИП);
• первая графа содержит порядковый номер записи;
• далее фиксируется дата поступления сотрудника на работу;
• третья графа содержит сведения о приеме, должность работника;
• в четвертой графе ставится дата и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу.

Стоит помнить, что физическим лицам запрещено корректировать сведения в трудовой книжке и прописывать новую информацию.

Исправления

Некоторые кадровики допускают ошибки в ходе заполнения трудовых книжек. Исправлять их нужно в определенном порядке, так как зачеркивать сведения запрещено.

Специалисту нужно сделать надпись о недействительности записи. Это является единственным способом законного исправления.

В графе «Сведения о работе» нужно отметить:

• порядковый номер записи;
• дату внесения изменений;
• признание сведений недействительными.

Рядом пишется новая, правильная информация. Последняя колонка содержит подтверждающий исправления документ и его реквизиты.

Оформление дубликата

Работники могут запросить подготовку по месту осуществления трудовой деятельности в настоящее время или ранее.

Второй экземпляр готовится при:

• утери книжки по вине работника или работодателя;
• нарушении целостности документа, при котором записи не читаются;
• внесении в трудовую книжку записей, аннулированных по судебному решению;
• чрезвычайном происшествии в организации, в результате которого произошла массовая утеря или уничтожение трудовых книжек.

На основании письменного заявления сотрудника специалист кадровой службы готовит дубликат. Предоставить его лицу нужно не позднее, чем через 15 дней после его ходатайства. Новый экземпляр должен на титульном листе содержать надпись «Дубликат».

Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного лица. В соответствии с ней производится оценка стажа работы и начисление пенсии. Поэтому вносить сведения в него нужно определенным законодательно образом.

Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж человека. Она содержит информацию о текущем и предыдущих местах работы. Необходимость наличия этого документа заключена в информировании нового работодателя про трудовой опыт, а также в подсчете трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек едины для всех. Рассмотрим их.

Общие положения

Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую можно приобрести в специализированных киосках прессы. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и кардинально не менялась.

Незаполненную книжку подают (или заводят) при первом официальном трудоустройстве. В ней отсутствуют записи, поэтому первый наниматель должен сделать первые записи.

В сотрудничества с работодателем по гражданско-правовому соглашению наличие и заполнение трудовой книги не требуется.

Трудовую во время работы оставляют в компании и не передают на руки сотруднику до момента его официального увольнения. Правила ведения трудовых книжек – это:

1. постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
2. постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Они гласят, что что все изменения в карьере (рост и понижение) фиксируют в письменном виде специалист по работе с персоналом или глава предприятия, где официально зарегистрирован сотрудник.

По нашей информации глобального пересмотра правил заполнения трудовых книжек в 2019 году не будет. Конечно, продолжают ходить слухи об их отмене, однако это лишь отдаленная перспектива.

Как делать записи

В книжку заносят все изменения относительно должностного положения сотрудника, включая повышение в категории (карьерный рост), полученные награды, переводы в другое структурное подразделение и т. п.

Все записи делают исключительно на русском языке. Дубляж записи на иностранном языке можно проводить только в случае, если работодатель зарегистрирован в национальной республике РФ, где параллельно действует свой язык.

Кроме того, правила оформления трудовой книжки обязывают проводить все записи в строгом соблюдении правил русского языка. С учетом оформления чисел, данных и нумерации, принятых в официальном документообороте.

Как указывать сведения о работнике

Первому работодателю предстоит заполнить основные данные про будущего сотрудника:

• имя, отчество, фамилия;
• день рождения;
• какое образование;
• профессия.

Эту информацию организация берет непосредственно с оригиналов или нотариальных копий предоставленных личных документов – паспорта, диплома и др. Правила внесения записи в трудовую книжку обязывают фиксировать каждую новую позицию подписями работодателя и сотрудника. После внесения всех данных и проверки информации трудовую хранят в кадровом отделе компании.

Важное дополнение: если человек изменит в процессе работы некоторые личные данные (например, фамилию и/или имя), то они должны быть сразу обновлены и в трудовой книжке по текущему месту работы.

Более того: такие сведения, как квалификация или уровень образования также должны быть дополнены в случае их обновления. Например, когда при взятии на работу человек имел высшее незаконченное, а в процессе получил диплом о высшем образовании.

Как заполнять сведения о работе

Основным разделом книжки считаются «Сведения о работе». Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируют процесс заполнения всех необходимых данных.

Одной записи о месте работы сотрудника будет недостаточно. По действующим нормам компания должна указывать дату начала работы, должность и фиксировать последующие возможные изменения (например, перевод).

Всего в этом разделе – четыре графы, подлежащие заполнению (см. таблицу).

Важное дополнение: в случае прохождения военной срочной службы перед устройством на работу эти данные наниматель указывает перед записями от своей организации в общем порядке. Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2019 году обязывают документально подтверждать все карьерные события, включая прохождение военной службы. При этом документом-подтверждением выступает номер военного билета.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек в 2019 году, если сотрудник имеет работу по совместительству, то это также можно указывать в книжке. Причем сам документ не забирают с основного места работы. Информацию про параллельное трудоустройство вносит тот работодатель, у которого в силу закона лежит трудовая книжка. Для этого не основное место работы должно отдельным документом зафиксировать всю необходимую информацию, подтверждая это подписями и печатью (при ее наличии).

Еще один раздел трудовой книжки – «Сведения о награждении». Его оформляют в порядке, описанном выше. Он так же состоит из четырех граф, порядок заполнения которых аналогичен основным сведениям о работы.

Сюда вписывают информацию о полученных грамотах, наградах (в т. ч. и государственных), званиях.

Особенности записей об увольнении

Случай ухода с основного места работы вносят в трудовую книжку отдельным событием. Правила заполнения и хранения трудовых книжек обязывают основного работодателя вписывать нужные данные по поводу причины увольнения. При этом заполняют так же все четыре графы. Про основание увольнения – третья.

Самое важное здесь – это точное основание увольнения согласно конкретной норме Трудового кодекса. В основном, это статья 77 ТК РФ и некоторые другие нормы.

Если причиной ухода из компании стали уважительные события, по которым законодательно человек может рассчитывать на поддержку со стороны государства, то это тоже отражают в книжке (например, увольнение для присмотра за ребенком).

Важные нюансы

В случае внесения неверных данных или грамматических ошибок перечеркивание недопустимо. В этом случае данную запись считают недействительной. Так и пишут:

Следует сделать аналогичную повторную с пометкой, что данные верные и соответствуют действительности

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Кстати, последнее изменение в правила ведения трудовых книжек затронуло именно печати. С 27 ноября 2016 года окончательно отменена обязанность проставлять печать, если у организации ее нет в принципе.

Если трудовая закончилась, и места для заполнения не осталось, то не нужно заводить новую. Следует лишь вшить новый вкладыш, который заполняют потом по стандартным правилам. Обязательным условием является именно вшивание вкладыша любым типом ниток. Выглядит он всегда так:

Официальное оформление трудовой книжки возможно и до достижения сотрудником совершеннолетия.

Согласно правилам хранения трудовых книжек – это бланки строгой отчетности. За ними нужен особый присмотр. Для этого утвержден специальный регистр. Ознакомиться с ним и .

А непосредственно хранить их нужно, пока сам бывший работник или его близкие родственники не заберут его трудовую.