Оприходование кассовой выручки. Главное в марте

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2012, N 7

В соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона N 54-ФЗ <1> и п. 1 ст. 7 Закона РФ N 943-1 <2> на налоговые органы возложена обязанность по осуществлению контроля и надзора за полнотой оприходования выручки организациями, производящими наличные денежные расчеты без использования ККТ. Заметим, что мероприятия, проводимые налоговыми органами в рамках исполнения указанной функции, не относятся к налоговым проверкам и, соответственно, не регулируются положениями НК РФ. Порядок осуществления такого контроля и надзора регламентирован Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей" (далее - Административный регламент).

<1> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".
<2> Закон РФ от 21.03.1991 N 943-1 "О налоговых органах Российской Федерации".

Общие положения

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации, в том числе государственные (муниципальные) учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Вместе с тем Федеральным законом N 54-ФЗ и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359), предусмотрено, что государственные (муниципальные) учреждения могут осуществлять расчеты и без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, оформленного на БСО, который приравнивается к кассовому чеку. Такие БСО (квитанции, билеты, абонементы и др.) в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (п. 3 Положения N 359):

• наименование документа, шестизначный номер и серию;
• наименование и организационно-правовую форму учреждения;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности);
• ИНН учреждения;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами;
• дату осуществления расчета и составления документа;
• должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации;
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация вправе дополнить документ.

Предметом осуществления контроля и надзора за полнотой оприходования выручки является установление факта полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей. Напомним, что 01.01.2012 вступило в силу Положение ЦБ РФ N 373-П <3>, определяющее порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ в целях организации на территории РФ наличного денежного обращения.

<3> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П.

Для справки. К проверяемым объектам (лицам, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю (надзору)) относятся организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт, или их уполномоченные представители. Таким образом, государственные (муниципальные) учреждения тоже могут быть проверены налоговыми органами.

Осуществление контроля регламентируется:

• КоАП РФ;
• Законом РФ N 943-1;
• Федеральным законом N 54-ФЗ;
• Федеральным законом от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами";
• Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 N 506 "Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе";
• Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями";
• Положением N 359;
• Приказом ФНС России от 02.08.2005 N САЭ-3-06/354@ "Об утверждении Перечня должностных лиц налоговых органов Российской Федерации, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях";
• Приказом Минфина России от 09.08.2005 N 101н "Об утверждении Положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы";
• Приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 N 351 "Об утверждении образца марки-пломбы контрольно-кассовой техники";
• Приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 N 352 "Об утверждении образца идентификационного знака контрольно-кассовой техники";
• Приказом Минфина России от 18.12.2007 N 135н "Об утверждении образца знака "Сервисное обслуживание";
• Приказом Минфина России от 18.12.2007 N 136н "Об утверждении образца знака "Государственный реестр";
• Приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@ "Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники".

Порядок проведения контроля

В соответствии с п. 20 Административного регламента при осуществлении контроля и надзора за полнотой оприходования выручки учреждениями, производящими наличные денежные расчеты без использования ККТ, налоговыми органами проводятся следующие процедуры.

Предъявление поручения на исполнение государственной функции. Основанием для начала проведения контрольного мероприятия является решение руководителя (заместителя руководителя) налогового органа о проведении проверки полноты учета выручки денежных средств учреждением.

Обратите внимание! Срок осуществления контрольного мероприятия в каждом конкретном случае устанавливается руководителем (заместителем руководителя) налогового органа. Однако он не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки (п. 19 Административного регламента).

Сотрудники налогового органа, проводящие проверку, по прибытии в проверяемое учреждение предъявляют поручение на проведение проверки и служебные удостоверения. Данный факт должен быть зафиксирован подписью руководителя проверяемого учреждения (лицом, им уполномоченным) с указанием должности и даты предъявления в поручении на проведение проверки. Необходимо отметить, что неознакомление либо уклонение от ознакомления и фиксации факта предъявления поручения также отражается проверяющими в поручении.

Рассмотрение необходимых документов. После предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки сотрудники налогового органа переходят к рассмотрению документов, необходимых для проведения контрольного мероприятия. В частности, к таким документам относятся (п. 29 Административного регламента):

• журнал кассира-операциониста;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
• журнал регистрации показании суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
• распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• авансовые отчеты;
• кассовая книга;
• справка-отчет кассира-операциониста;
• сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
• бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;
• информация из автоматизированной системы о выпущенных документах;
• акт приемки бланков строгой отчетности;
• книга учета бланков строгой отчетности;
• акт о списании бланков строгой отчетности;
• книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения;
• распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;
• иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, которые необходимы для проверки.

Указанные документы должны представляться в виде оригиналов или заверенных должным образом копий. При этом проверяющие не вправе требовать документы и сведения, не относящиеся к предмету проверки, а также нотариального удостоверения указанных копий документов.

Обратите внимание! Административный регламент не возлагает на проверяющих обязанности по предоставлению письменного требования на представление необходимых документов, то есть указанные документы могут быть запрошены и в устной форме. Однако, по мнению автора, проверяемому учреждению все-таки целесообразнее запросить у проверяющих список необходимых документов.

Согласно п. 31 Административного регламента максимальный срок для рассмотрения должностными лицами налогового органа документов не может превышать одного рабочего дня с момента предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки. Результаты проверки отражаются в акте.

Проверка полноты учета выручки денежных средств. После окончания рассмотрения необходимых документов должностные лица налоговых органов переходят непосредственно к проверке полноты учета выручки денежных средств. Указанными лицами определяются объем и состав контрольных действий, а также методы, формы и способы их проведения.

В ходе проверки проводятся контрольные действия по документальному и фактическому изучению финансовых и хозяйственных операций, совершенных проверяемым учреждением в проверяемый период. Контрольные действия по документальному изучению проводятся по документам проверяемого учреждения, в том числе путем анализа и оценки полученной из них информации. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы.

Контрольные действия проводятся сплошным или выборочным способом. Сплошной способ заключается в проведении контрольного действия в отношении всей совокупности финансовых и хозяйственных операций, выборочный способ - в отношении части финансовых и хозяйственных операций.

В ходе проверки проводятся контрольные действия по изучению документов, связанных с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники; документов, связанных с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности, информации из автоматизированных систем о выпущенных документах (оформленных на бланках строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку), документов, связанных с выдачей товарных чеков, квитанций, и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), а также по проверке соблюдения требований к контрольно-кассовой технике, порядка и условий ее применения, порядка и условий применения бланков строгой отчетности, требований к автоматизированным системам для формирования бланков строгой отчетности и заполнения соответствующих документов, порядка и условий их применения, порядка и условий выдачи товарных чеков, квитанций и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

В ходе проверки должностные лица налоговых органов получают необходимые письменные объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе проверки, документы и заверенные копии документов, необходимые для проведения контрольных действий.

В случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации).

Обратите внимание! В ходе проведения контрольного мероприятия в обязательном порядке проверяются наличные денежные средства, находящиеся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты, и составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, в двух экземплярах. Перед началом проверки кассиром дается расписка об отсутствии или о наличии в денежном ящике контрольно-кассовой техники личных денег, о представлении всех квитанций, приходных кассовых ордеров о сданной выручке, справок-отчетов кассира-операциониста, сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке, актов о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным (возвращенным) кассовым чекам за день проверки. Расписка оформляется в акте о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники.

Согласно п. 37 Административного регламента проверка полноты учета выручки денежных средств осуществляется методом сравнения суммы наличных денежных средств, установленной при проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, с данными, отраженными в фискальном отчете, контрольной ленте контрольно-кассовой техники и записями в журнале кассира-операциониста. Записи в журнале кассира-операциониста сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. По каждому факту расхождений должностными лицами проверяемого учреждения должны даваться объяснения.

В случае если сумма выручки наличных денежных средств по данным проверки больше или меньше, чем сумма выручки денежных средств по учетным данным учреждения, выясняются причины, вызвавшие расхождения, берутся подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств проверяемого объекта, а также о применении (неприменении) контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности и иных возможных причинах сложившейся недостачи (наличии излишков).

Если же учреждение осуществляет расчеты без применения контрольно-кассовой техники, проводится проверка фактического наличия бланков строгой отчетности, по итогам которой составляется акт проверки фактического наличия бланков строгой отчетности в двух экземплярах. Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков. Кроме того, в ходе проверки определяется количество использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности для сопоставления с фактическим количеством копий использованных бланков строгой отчетности (корешков документов). Сумма выручки денежных средств, отраженная в учете, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документов).

В случае если учреждение является плательщиком ЕНВД и осуществляет наличные денежные расчеты также без применения контрольно-кассовой техники, проводится проверка наличия товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Результатом проведения данного этапа проверки является установление (выявление, фиксация) фактов неполного или полного учета выручки денежных средств, которые фиксируются в акте проверки.

Оформление результатов проверки. В соответствии с п. 46 Административного регламента по результатам проверки полноты учета выручки денежных средств составляется акт проверки в двух экземплярах, которые подписываются как проверяющими, так и проверяемым учреждением. Акт проверки должен быть составлен на бумажном носителе, на русском языке и иметь сквозную нумерацию страниц. В нем не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями должностных лиц налогового органа, проводящих проверку, и проверяемого учреждения.

В акте проверки указываются:

• дата составления акта проверки;
• полное наименование проверяемого учреждения, его ИНН и КПП;
• фамилии, имена, отчества должностных лиц налогового органа, проводивших проверку, их должности с указанием наименования налогового органа;
• дата и номер поручения на проведение проверки;
• перечень документов, полученных налоговым органом в ходе проверки;
• период, за который проведена проверка;
• даты начала и окончания проверки;
• адрес места нахождения проверяемого учреждения;
• документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых. В описании нарушений должны быть указаны положения нормативных правовых актов, которые были нарушены.

Должностные лица налоговых органов по фактам нарушений, отраженным в акте проверки, принимают от проверяемого учреждения письменные объяснения (замечания, возражения), сделав при этом запись в акте проверки.

В случае если учреждение уклоняется от подписания акта проверки, этот факт отражается в акте проверки, и акт проверки направляется по почте заказным письмом по месту нахождения учреждения.

В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ налоговые органы возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ.

Например , нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Вместе с тем, напомним, по общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

В заключение отметим, что, к сожалению, Административный регламент не дает ответов на вопросы о периодичности проведения указанных проверок и о проверяемом периоде.

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

К нам за помощью обратилась наша читательница, описав следующую ситуацию. Организация торгует (выполняет работы, оказывает услуги населению) за наличные, часы ее работы - до 22.00. У кассира организации рабочее время с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Z-отчеты каждый вечер снимают продавцы и сразу заносят их данные в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Деньги и Z-отчет кассир получает от продавцов утром каждого буднего дня. Читательница интересуется, как в этом случае записывать сведения о выручке в кассовую книгу.

• ПКО на выручку, пробитую по ККТ, нужно составить немедленно после окончания работы на ней;
• кассовую книгу следует заполнять день в день.

Даже начинающим бизнесменам, чья деятельность связана с оборотом наличности, точно известно, что производить оприходование кассовой выручки необходимо ежедневно. Могут ли быть исключения из этого жесткого правила?

Одно нарушение по многим статьям

Когда налоговики проверили, соблюдает ли компания правила оприходования в кассу наличности, они сразу обнаружили, что иногда это происходило не в день поступления средств, а позже. Инспекторы сразу же указали, что организация не полностью оприходует полученные от населения деньги (ст. 15.1 КоАП РФ), тем самым нарушая целый свод правил: Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок № 40); Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 г. № 104; а также Методические рекомендации № ВЗ-6-13/272 от 18 августа 1993 г. по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин, при осуществлении контроля за полнотой и своевременностью поступления выручки, уплаты налогов и других поступлений в бюджеты Российской Федерации, разработанные Государственной налоговой службой России и утвержденные Письмом Центробанка Российской Федерации 18 августа 1993 г. № 51.

Соответственно, чиновники тут же назначили штрафы: по 40 тыс. рублей за каждый проступок.

В том случае, когда со дня получения неучтенной выручки прошло более двух месяцев, контролирующие органы не имеют права оштрафовать организацию.

Как это не вовремя!

Компания была категорически не согласна с таким вердиктом, и ее представители сразу обратились в суд с заявлением о признании карающих постановлений незаконными и об отмене решения инспекторов.

Арбитры первой и апелляционной инстанций полностью поддержали требования фирмы (решение Арбитражного суда Вологодской области от 27 июня 2008 г.). Они сочли, что в данном случае имело место не столько неоприходование, сколько несвоевременное оприходование полученной выручки, а ответственность за такой проступок ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях не установлена.

Однако налоговики не оставили надежды выиграть спор и обратились в кассацию.

Ни то, ни другое

Но и здесь чиновников ожидало фиаско, хотя прежние выводы служителей Фемиды тоже подверглись критике.

Окружные судьи сразу же указали, что все использованные инспекторами статьи совершенно не подходят к обсуждаемой проблеме. Ведь в них говорится о недопущении неоприходования или неполного ежедневного оприходования наличности. А под неоприходованием денежной наличности в кассу следует понимать выполнение этой операции в день получения выручки. Поэтому получается, что выводы судов первой и апелляционной инстанции были не совсем верны. Ведь в данном случае имеет место несвоевременное оприходование денежных средств, а это несколько иная ситуация.

Действительно, такое нарушение, как неоприходование выручки, не подлежит расширительному толкованию, — констатирует судья Кирилл Талов. — Поэтому нельзя штрафовать по ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях за любое отступление от порядка ведения кассовых операций. В данном случае действия компании фактически попадают именно под такую категорию проступков, а точнее их следует квалифицировать как несвоевременное заполнение кассовой книги. Кроме того, не стоит забывать о том, что неправильная квалификация нарушения влечет признание решения налогового органа незаконным (п. 9 Постановления Пленума ВАС РФ от 2 июня 2004 г. № 10).

Везде успеть невозможно

В рассматриваемой ситуации есть и еще один интересный момент. Дело в том, что фирма-нарушитель имела не одну, а три торговых точки. Соответственно, работник просто не имел возможности забирать образовавшуюся выручку ежедневно в конце рабочего дня со всех магазинов.

Поначалу судьи не обратили внимания на этот факт. Однако окружные арбитры, возвращая дело на повторное исследование, специально его отметили и даже высказали предположение, что данное обстоятельство будет иметь значение для решения вопроса о возможности освобождения организации от административной ответственности при малозначительности административного правонарушения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2008 г. по делу № А13-3083/2008).

Смотрим в книгу!

В другом споре, практически аналогичном рассмотренному выше, налоговая тоже после проверки сделала вывод о правонарушении фирмы, основываясь на данных кассовой книги магазина. Однако и здесь судьи не поддержали чиновников. Арбитры отметили, что, во-первых, факт обнаружения денежных средств представители фирмы объяснили выдачей кассиру разменного фонда. А во-вторых, они указали, что в ходе проверки налоговики не проверили кассовую книгу предприятия, а вывод сделали, основываясь лишь исходя из данных кассовой книги одного магазина, который является структурным подразделением организации. Исходя из этого, окружные арбитры решили, что «штрафное» решение инспекторов — незаконно (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 октября 2007 г. № А56-13643/2006).

Закон не объясняет, что является неоприходованием денег: отсутствие записей в журнале кассира или в кассовой книге, отсутствие приходного ордера или все эти факты вместе.

Автоматизация с остатком

Судьи могут простить оприходование наличности на следующий день после ее получения и в том случае, если фирма ведет автоматизированный бухучет. Допустим, компания, осуществляющая розничную торговлю, отражает в учете всю выручку на следующий день, и записи в кассовую книгу вносятся тем же числом. Пришедшие с проверкой налоговики наверняка попытаются квалифицировать эти действия как оприходование наличных денежных средств и оштрафовать компанию на основании ст. 15.1 КоАП РФ.

Однако если предприятие ведет автоматизированный учет, то и кассовая книга, и отчет кассира должны формироваться к началу рабочего дня (п. 25 Порядка № 40). И если арбитры увидят, что по кассе остаток на начало дня соответствовал остатку на конец предыдущего дня, то, скорее всего, они подтвердят, что в действиях фирмы нет никаких нарушений (Постановление ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 15 ноября 2006 г. № А44-1861/2006-10а)

Им не встретиться никак!

В одном из своих писем московские налоговики указали еще одну причину, по которой наличность можно оприходовать после окончания рабочего дня, в течение которого она была получена.

Если приказом по компании установлен режим работы, согласно которому графики работы кассиров и бухгалтерии не совпадают (например, рабочий день бухгалтера длится с 9 до 18 часов, а у кассиров — с 11 до 23 часов), то дневную денежную выручку можно сдать в кассу предприятия на следующий день, но до начала работы другой смены кассиров (то есть, согласно приведенному примеру, до 11 часов утра). В этом случае будет считаться, что денежная наличность была оприходована в полном объеме и вовремя (Письмо УФНС по г. Москве от 3 мая 2005 г. № N09-24/31061).

Вообще вопрос о том, сколько длится административный проступок, выраженный в нарушении порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций, постоянно вызывает массу споров. И это несмотря на то, что существует четкое указание, согласно которому моментом начала и окончания нарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу, т. е. тот день, когда в кассу не оприходована наличка (Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 31 января 2006 г. № 10196/05).

Из этого следует вывод, что фирму нельзя оштрафовать, если со дня получения неучтенной выручки прошло больше двух месяцев, поскольку срок, в течение которого можно привлечь к ответственности, уже миновал (ч. 1 и 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Получение наличной выручки от розничных продаж накладывает на организацию определенные обязанности. Если расчеты между организациями по реализации товаров, работ, услуг происходят в основном в безналичном порядке, то расчеты с физическими лицами обычно происходят наличными деньгами, реже – с помощью электронных средств платежа.

В этой статье мы подробно разберем оформление кассовых документов, бухгалтерский, налоговый учет и проводки по розничной выручке, которая поступает в виде наличных денег от физических лиц. Немного коснемся и необходимости использовать контрольно-кассовую технику.

1. Продажа за наличный расчет с кассовым аппаратом

2. Как оформить розничные продажи

3. Как заполнить журнал кассира-операциониста

4. Отчет о продажах в розницу

5. ПКО на розничную выручку

6. Внесение данных ПКО в кассовую книгу

7. Проводки по розничной выручке — пример

8. Счет-фактура при розничной продаже и книга продаж

9. Учет розницы на УСН

10. Отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Продажа за наличный расчет с кассовым аппаратом

Юридическое лицо или ИП, планирующий принимать в оплату за свои товары, работы или услуги наличные денежные средства или вести расчеты с использованием платежных карт, в первую очередь решает вопрос, обязан ли он применять контрольно-кассовую технику, или можно использовать другие формы подтверждения приема оплаты.

Сферу применения контрольно-кассовой техники (ККТ) регулирует Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». В 2016 году в него внесены глобальные изменения.

Несмотря на то, что тема данной статьи напрямую не посвящена использованию в расчетах кассовой техники, мы коснемся этого вопроса. Т.к. от этого напрямую зависит дальнейшее оформление документов.

ККТ применяется всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Это условие по умолчанию.

Сроки обязательного применения ККТ при расчетах наличными и картами с покупателями:

• — с 1 февраля 2017 года – для тех, кто уже сейчас использует ККТ
• — с 1 июля 2018 года – для организаций и ИП, оказывающих услуги населению (сейчас они выдают БСО), для налогоплательщиков на ЕНВД и патенте (сейчас они могут выдавать товарные чеки по требованию покупателя), владельцев торговых автоматов.

Используемые в расчетах ККМ должны позволять через интернет в режиме онлайн передавать данные о расчетах в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель может получить как бумажный чек, так и чек на электронную почту (это будет реализовано через специально приложение на телефонах покупателей).

Есть ряд исключений, когда ККТ можно не применять. Среди них, например, продажа газет и журналов, проездных документов, торговля на рынках и ярмарках, разносная торговля, продажа из цистерн кваса, молока, торговля овощами вразвал и др. Также не применяют ККТ при расчетах в отдаленных и труднодоступных местностях.

Поэтому в ближайшем будущем при продаже за наличный расчет кассовый аппарат использовать будет обязательно, исключения очень скромные.

2. Как оформить розничные продажи

Итак, далее мы предполагаем, что вы используете контрольно-кассовую технику. Но просто пробить чек на ККТ и передать его покупателю (отправить ему на электронную почту) – это еще далеко не все. А точнее, все только начинается, поскольку нужно знать, как оформить розничные продажи документально.

Следует четко понимать различия между операционной кассой и основной кассой организации. Операционная касса – это ящик с денежными средствами при ККТ (документ учета здесь – журнал кассира-операциониста). Основная (главная) касса – это те деньги, по которым установлен лимит кассы (документ учета уже другой – кассовая книга).

Сначала обсудим обязанности кассира-операциониста по приему денежных средств и оформление документов. Затем разберем процедуру передачи наличных из операционной кассы в основную.

Итак, каждому покупателю при продаже пробивается и выдается кассовый чек. Все движения по операционной кассе отражаются в Журнале кассира-операциониста . В связи с переходом на онлайн-кассы пока не ясно, нужно будет ли в дальнейшем вести данный журнал или нет. Но пока он используется, не отменен, поэтому обсудим порядок его ведения и заполнения.

Нормативные документы:

• «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (утв. Минфином РФ 30.08.1993 №104, применяется в части, не противоречащей закону №54-ФЗ)
• «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132) – этим документом утверждена форма Журнала кассира-операциониста КМ-4.

Несмотря на даты, эти документы актуальны.

Журнал кассира-операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал кассира-операциониста КМ-4 – это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. Его заводят для каждого кассового аппарата отдельно.

3. Как заполнить журнал кассира-операциониста

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями руководителя и главного бухгалтера организации и печатью.

Все записи в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4 ведет кассир-операционист в хронологическом порядке, построчно, без пробелов, чернилами или шариковой ручкой.

Запись делаются на основании z-отчетов (отчет с гашением), которые снимаются в конце рабочего дня (смены). Примеры z-отчетов мы приводить не будем, т.к. их внешний вид зависит от используемого кассового аппарата.

Каждый новый отчет должен оформляться новой строкой. Пример заполнения вы можете посмотреть на скриншотах ниже.

Если на одном кассовом аппарате работают в три смены и разные кассиры, то надо вносить три отдельных строки от одной даты.

Обратите внимание на графу 11 «Сдано наличными» — в этой графе указывается только сумма наличных денежных средств, полученных от покупателей (не включается оплата картами и возвраты).

Запись в журнал должна заноситься каждый раз, когда открывалась смена по кассе, даже если наличные деньги в кассу за день и не поступили.

4. Отчет о продажах в розницу

После того как снят z-отчет и заполнена очередная строка в журнале кассира-операциониста, заполняется справка-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 . В справке-отчете отражаются показания счетчиков контрольно-кассовой машины на начало и конец смены, выручка за день (смену), сумма, возвращенная покупателями. Эти данные идентичны тем, которые заносятся в журнал кассира-операциониста.

Z-отчет прикладывается к справке кассира-операциониста (отчет о продажах в розницу) и вместе с наличной выручкой сдается в основную кассу.

5. ПКО на розничную выручку

Итак, мы выяснили, что по окончании рабочего дня розничная выручка сдается из операционной кассы в основную кассу. При этом кассир основной кассы получает (от кассира или старшего кассира) наличную выручку, справку кассира-операциониста (отчет по продажах в розницу) и приложенный к ней z-отчет.

Кассир должен оформить ПКО на имя лица, сдающего наличную выручку в основную кассу (кассир, старший кассир) – на всю сумму принятой от него выручки. Если выручку сдают несколько кассиров, то ПКО оформляется на каждого.

В строке «Принято от» указывается ФИО лица, которое сдает выручку, в строке «Основание» — розничная выручка (можно также указать название магазина или номер операционной кассы).

На квитанцию от ПКО ставится печать, и она выдается вносителю денег (кассиру).

Данные о поступлении наличной выручки заносятся в кассовую книгу.

6. Внесение данных ПКО в кассовую книгу

Кассовая книга – это специальная форма (журнал) для отражения операций с наличными деньгами, в которую вносится информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации.

Ведение кассовой книги опирается на следующие нормативные документы :

• — Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
• — Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У.

В первом приведена типовая форма кассовой книги (№КО-4), во втором содержатся некоторые правила по заполнению. Юридическое лицо, осуществляющее операции с наличными денежными средствами, независимо от применяемой системы налогообложения, обязано вести кассовую книгу (п. 1, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). ИП могут не вести кассовую книгу.

Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде :

• — на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
• — в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.

Вести кассовую книгу на бумажном носителе можно двумя способами:

• — с заполнением от руки (книга распечатывается заранее или покупается, прошивается и нумеруются страницы);
• — с заполнением с помощью программно-технических средств (книга заполняется на компьютере, а затем распечатывается).

Заполнение кассовой книги удобно осуществлять при помощи технических средств, например, в бухгалтерской программе. Обычно в программе кассовая книга формируется автоматически, на основе введенных приходных и расходных кассовых ордеров.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает лист кассовой книги, передает бухгалтеру оформленные за день ПКО и РКО. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, за этот день записи в кассовую книгу не вносятся.

В течение календарного года (или другого периода, определенного организацией) распечатанные листы кассовой книги нумеруются (обычно нумерация происходит автоматически при распечатывании из бухгалтерской программы), собираются в папку, и минимум раз в год сшиваются в единую книгу, опечатываются по аналогии с кассовой книгой, заполненной от руки, с заверением подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации (если вы ее используете).

Пример заполнения кассовой книги смотрите ниже.

7. Проводки по розничной выручке — пример

Теперь, когда мы разобрались с оформлением первичных документов, давайте посмотрим проводки по розничной выручке на примере.

ООО «Огородник» занимается продажей овощей в розницу физическим лицам. 14 сентября было продано овощей на сумму 22000 руб., в т.ч. НДС 10%. Физические лица расплачиваются в магазине наличными. Себестоимость проданных товаров составила 8000 руб. Составим проводки по розничной выручке:

Дебет 50-2 – Кредит 90-1

Дебет 90-3 – Кредит 68 – на сумму 2000 руб. – начислен НДС

Дебет 50-1 – Кредит 50-2 – на сумму 22000 руб. – наличная выручка сдана в основную кассу

Дебет 90-2 — Кредит 41 — на сумму 8000 руб. — списана себестоимость проданных товаров.

Можно использовать и 62 счет, в этом случае проводки по розничной выручке будут такими:

Дебет 62-1 – Кредит 90-1 – на сумму 22000 руб. – отражена выручка

Дебет 50-2 – Кредит 62-1 — на сумму 22000 руб. – погашена задолженность покупателя.

Остальное – все аналогично.

Несколько слов о признании доходов в целях расчета налога на прибыль. Доход признается:

1. При методе начисления: на дату реализации товаров, работ, услуг.
2. При кассовом методе: на день поступления денег на счета в банках или в кассу.

При розничных продажах, если не рассматривать предоплату, момент получения оплаты за товары, работы, услуги и передачи товара, выполнения работ, оказания услуг, совпадает во времени. Поэтому дата признания дохода в налоговом учете при методе начисления и кассовом методе совпадет.

Доход будет признаваться на дату реализации товара, работы, услуги. Т.е. в нашем примере ООО «Огородник» отразит получение дохода на 14 сентября.

8. Счет-фактура при розничной продаже и книга продаж

Если организация – продавец находится на ОСНО, то она является плательщиком НДС. Следовательно, при реализации товаров появляется обязанность начислить НДС и выставить счет-фактуру. Однако розничному покупателю, который приобретает товары для собственного потребления, счет-фактура не нужен.

По этой ситуации НК предусматривает отдельное правило. Согласно п.7 ст.168 НК при реализации товаров за наличный расчет организациями и ИП в розничной торговле, общепите и при выполнении работ, оказании услуг населению счета-фактуры выставлять не обязательно. Достаточно выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Но возникает вопрос, если счет-фактура при розничной продаже не выставляется, что же тогда регистрировать в книге продаж? В Правилах ведения книги продаж (утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137) прописано, что в такой ситуации в книге продаж регистрируются реквизиты контрольной ленты ККТ (z-отчет), формируемой за день.

При заполнении книги продаж вы также столкнетесь с вопросом, что указывать в графах 7 и 8. Это наименование и ИНН/КПП покупателя, у вас их нет. В этих графах нужно проставить прочерки. В графе 2 «Код вида операции» вы укажете код 26. Это код по неплательщикам НДС, в том числе по физлицам.

9. Учет розницы на УСН

В налоговом учете на УСН дата признания дохода – это дата получения денежных средств от покупателя (кассовый метод). Т.е. для нашего примера, если ООО «Огородник» работает на УСН, доход будет признан в тот же день – 14 сентября, когда состоялась реализация и денежные средства пришли в кассу.

Проводки по розничной выручке на УСН будут аналогичными предыдущему примеру, только проводка по начислению НДС будет отсутствовать.

Налоговый учет розницы на УСН ведется в Книге учета доходов и расходов. Основанием для внесения записи в книгу будет служить приходный кассовый ордер, т.к. именно он является первичным учетным документом, подтверждающим внесение денежных средств в кассу.

Запись в книгу будет примерно такая:

ПКО №54 от 14.09.16

Получено от продаж покупателям в розницу

10. Отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как составить отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия в видео-формате.

Какие проблемные вопросы встретились вам по учету и оформлению розничной выручки? Задавайте их в комментариях!

Проводки по розничной выручке и оформление кассовых документов

Компания оказывает услуги по пошиву изделий. При оплате в кассу на каждого клиента составляется отдельный ПКО. Можно ли в конце дня делать один ПКО на всю выручку (для отражения именно этого ПКО в кассовой книге). Правильно ли это? Какие проводки необходимо сделать?

По общему правилу в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон № 54-ФЗ):

• организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов обязаны применять контрольно-кассовую технику, включенную в Государственный реестр, в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 1 ст. 2 Закон № 54-ФЗ).
• организации и индивидуальные предприниматели обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов в момент оплаты отпечатанные ККТ чеки (п. 1 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).

В пунктах 2, 2.1 и 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ указаны исключения, при которых организация может не применять ККТ, а именно если:

• организация оказывает услуги населению при условии выдачи соответствующих бланков строгой отчетности. При этом необходимо проверить, включены ли данные услуги в Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН). Действующая в настоящее время редакция ОКУН принята и введена постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163;
• организация применяет ЕНВД при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);
• организация осуществляет определенные виды деятельности, перечисленные в пункте 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ (например, продажа газет, лотерейных или проездных билетов).

Если перечисленные выше исключения не относятся к деятельности вашей организации, то принимая в кассу наличные деньги, вы обязаны применять ККТ.

Порядок осуществления наличных денежных расчетов при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков установлен Положением, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

Исходя из вышесказанного, ограничиваться только составлением ПКО, по нашему мнению, неправомерно. Однако в соответствии с действовавшим ранее Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» и в соответствии с ныне действующими Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указания от 11.03.2014 № 3210-У) кассовые операции обязательно оформляются приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами (п. 4.1. Указаний от 11.03.2014 № 3210-У).

Таким образом, кроме копий чеков ККТ (Z-отчетов) или копий (корешков) бланков строгой отчетности организация должна обязательно составлять ПКО.

Приходный кассовый ордер можно составлять:

· на каждую отдельную операцию по приему денег в кассу;

· на всю сумму поступивших в кассу организации денежных средств за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов с использованием платежных карт» (п. 5.2. Указаний от 11.03.2014 № 3210-У)

В соответствии с пунктом 4.6 Указаний № 3210-У записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, оформленному на полученные, наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

Если вы будете оформлять один единственный ПКО на всю выручку за день или будете оформлять отдельный ПКО на каждого клиента, то в кассовой книге вся выручка отразится корректно. Если же вы будете оформлять отдельный ПКО только на некоторых клиентов, а по приходам от прочих формировать общий ПКО, например, по Z-отчету, у вас возможно задвоение выручки в кассовой книге. Чтобы избежать этого, вам придется при формировании общего ПКО исключить из общей суммы выручки те суммы, на которые были оформлены отдельные ПКО.

Использование счета 62 при расчетах с покупателями и заказчиками правомерно, однако, при использовании счета 62 и указании его при заполнении ПКО возникают вполне закономерные сложности в формировании общего ПКО на всю сумму выручки. Поэтому при формировании общего ПКО мы рекомендуем сразу использовать счет 90.

Проводки при формировании отдельного ПКО на каждого клиента:

Дебет 62.клиент - Кредит 90 - отражена выручка от продажи конкретному клиенту

Дебет 50 - Кредит 62.клиент - поступили деньги от конкретного клиента.

Проводка при формировании общего ПКО на всю сумму выручки:

Дебет 50 - Кредит 90 - поступила выручка от клиентов.

Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе "Отвечает аудитор" Информационной системы 1С:ИТС.

А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, Вы можете подписаться на бесплатную рассылку: