Как выглядит управленческий учет в организации. Формирование управленческого учета. Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета

В статье рассмотрены основные принципы построения управленческого учета. В дальнейшем (в следующих выпусках) будут более подробно рассмотрены различные элементы учета, методы получения и формирования исходной информации, а также актуальные вопросы бюджетирования и проведения анализа инвестиционных и производственных проектов.

Настоящая статья предназначена для директоров и финансовых руководителей малых и средних предприятий, желающих повысить эффективность своего бизнеса в условиях постоянно растущей конкуренции. Одним из способов повышения эффективности деятельности является введение на предприятии управленческого учета, позволяющего получить достоверную информацию о многих аспектах его деятельности.

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского

Первый вопрос, возникающий у руководителей в связи с управленческим учетом, является вопрос об отличиях управленческой отчетности от бухгалтерской. Рассмотрим некоторые отличительные черты управленческого учета.

1. Цели ведения учета

Бухгалтерский учет ведется в соответствии с действующим законодательством и предназначен преимущественно для отчетности перед налоговыми органами. Методы ведения учета зависят от квалификации бухгалтера, выбранной методологии учета, что, естественно, сказывается на достоверности показателей бухгалтерской отчетности.

Управленческий учет разработан в соответствии с внутренними требованиями предприятия и предназначен для принятия конкретных управленческих решений его руководителем. При постановке управленческого учета принимаются во внимание особенности деятельности предприятия, разрабатывается методика сбора и анализа данных, которые будут привязаны к интересам действующего предприятия.

2. Учет деятельности нескольких направлений

Бухгалтерский учет по определению привязан к конкретному юридическому лицу. При этом не секрет, что для оптимизации деятельности бизнеса многие руководители привязывают операции к различным юридическим лицам, осуществляющим различные направления деятельности. Введение управленческого учета позволяет учитывать весь объем операций бизнеса, независимо от того, какое количество направлений деятельности существует.

3. Оперативность

Бухгалтерский учет не всегда способен предоставить требуемую информацию в необходимый момент. Управленческий учет является более оперативным, а данные могут предоставляться в требуемые руководителем промежутки времени.

4. "Полный" учет операций

Бухгалтерский учет может не учитывать определенные операции (например, требование налоговой инспекции реализовать товар по цене "выше себестоимости" вынуждает бухгалтеров занижать реальные расходы, хотя снижение цены является одним из основных средств продвижения товара на рынок). Управленческий учет предназначен для предоставления максимально правдивой картины деятельности предприятия.

Откуда берутся отчетные данные

Как и бухгалтерский учет, управленческий учет ОСНОВАН НА ПОДСЧЕТЕ ДВУХ РАЗЛИЧНЫХ ТИПОВ ДАННЫХ: это потоки и состояния. Здесь уместно провести аналогию с задачей из школьного учебника математики об объеме вытекшей и оставшейся в бассейне воды на начало и конец периода.

Основной формой, фиксирующей потоки средств в рамках бухгалтерского учета, является Отчет о прибылях и убытках, который отображает денежные и материальные потоки за период между двумя отчетными датами. Кроме того, Отчет о прибылях и убытках дает представление о совокупной прибыли, полученной предприятием в процессе деятельности.

В отличие от бухгалтерского Отчета о прибылях и убытках управленческий отчет направлен на оценку финансовых потоков, а потому может не учитывать амортизацию.

Формой, фиксирующей состояния , является балансовая ведомость, которая составляется на конец каждого периода. Несмотря на различие в названиях статей, фигурирующих в Отчете о прибылях и убытках и балансовой ведомости, данные формы тесно взаимосвязаны, и при правильном ведении учета связь между балансовой ведомостью на конец текущего периода должна соблюдаться.

Несмотря на то, что управленческий учет построен на общих принципах бухгалтерского учета, для удобства пользования конечный отчет может включать в себя только наиболее важные элементы из Отчета о прибылях и убытках и балансовой ведомости, которые будут сгруппированы так, как это удобно руководителю, часто не имеющему специального бухгалтерского или финансового образования.

Как строится система управленческого учета

Рассмотрим более подробно некоторые принципиальные моменты, которые необходимо учитывать при построении системы управленческого учета. Таких моментов несколько - это определение границ учета, формирование информации на основе потоков денежных средств и четкое разграничение зон ответственности исполнителей.

Границы учета

Одним из наиболее важных аспектов, определяющих успех внедрения управленческой отчетности на предприятии, является вопрос о границах управленческого учета. Отсутствие четкого определения того, что подпадает под рамки учета, приводит к непониманию выполняемой задачи исполнителем, отсутствию постоянства при учете единообразных операций и в конечном итоге к искажению данных управленческого учета. В частности, при постановке учета чаще всего возникают следующие вопросы:

как определить внешние границы того, что подлежит учету? Например, нужно ли включать в отчетность деятельность дочерней компании, действующей в другом городе?

как определить необходимость создания нескольких центров учета? Например, предприятие может заниматься одновременно производством двух различных видов товаров. Следует ли создавать отдельную систему учета для каждого вида товара (что в перспективе позволит оценить прибыльность производства той или иной продукции, но также существенно усложняет задачу), или же необходимо учитывать все операции одновременно?

как учитывать работу со вспомогательными финансовыми инструментами?

Учет денежных средств

Для облегчения системы учета и создания максимальной достоверности управленческий учет преимущественно отталкивается от факта прихода и ухода денежных средств. Это может касаться учета амортизационных отчислений, которые имеют важное значение при ведении бухгалтерского учета, однако не связаны непосредственно с финансовыми оттоками и потому могут не учитываться при составлении управленческой отчетности. Другим примером является проведение бартерных операций, которые также не связаны с приходом или уходом денежных средств (более подробно решение данной проблемы будет рассмотрено в последующих статьях).

Ответственные лица

Реализация системы учета невозможна без четкого определения зон ответственности ответственных лиц и алгоритма их действий. Отсутствие ответственных за сбор и предоставление той или иной информации, неопределенность сроков ее предоставления, разработка неудобных или неудачных отчетных форм, с которыми работают исполнители, приводит к искажению сообщаемой руководителю итоговой информации.

Какую информацию можно почерпнуть из управленческого учета

Построение системы управленческого учета не должно превращаться в самоцель. В первую очередь учет предназначен для принятия руководителем вполне определенных управленческих решений. Какова же ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ , которую можно почерпнуть из регулярно представляемых форм управленческого учета?

1. Прогрессия объема реализации

Объем реализации является одним из наиболее важных элементов учета. Управленческий учет позволяет проследить тенденции увеличения (снижения) объема продаж, выявить сезонные всплески и спады, строить бюджет и формулировать задачи перед производственным отделом и отделом сбыта, отслеживать колебания спроса в зависимости от изменения уровня цен, оценивать результаты маркетинговых действий и т.п.

2. Выделение постоянных и переменных затрат

Разбивка затрат на постоянные и переменные является основополагающей для формирования долгосрочных целей развития. Постоянными затратами являются те, которые неизменны и неизбежны независимо от объема реализации. Переменные затраты изменяются пропорционально объему реализации. Сопоставление объема реализации и переменных затрат (в процентах), а также уровня постоянных затрат позволяет определить пути достижения максимальной эффективности бизнеса.

3. Оценка прибыльности работы предприятия

Сопоставление объема реализации с общими затратами поможет менеджеру отслеживать текущую прибыльность работы предприятия. Сопоставление отдельных групп расходов с их влиянием на объем реализации и прибыльность дает возможность управлять прибыльностью, сокращая лишние расходы и увеличивая ассигнования на другие группы расходов.

4. Оценка эффективности работы с покупателями

Постоянное отслеживание состояния задолженности покупателей дает возможность оценить эффективность работы отдела сбыта. Менеджер может оценить объем замороженных в счетах дебиторов средств, а также тенденции роста или снижения дебиторской задолженности.

5. Оценка эффективности управления складом сырья, материалов и готовой продукции

6. Оценка потребности в оборотных средствах при росте деятельности предприятия

Кроме того, в зависимости от системы сбора данных и логики построения управленческого учета углубленный анализ данных позволяет получить РЯД СВОДНЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ , таких как:

1. Оценка работы менеджеров (количество контрактов, их прибыльность, объемы сделок и т.п.).

Это позволяет руководителю расширить зоны ответственности, поощрять работников за успешную работу и искать пути повышения эффективности менее удачных направлений деятельности.

2. Оценка привлекательности клиентов (объемы и периодичность сделанных заказов, прибыльность заказов, периодичность оплаты).

Выделив группу наиболее привлекательных клиентов, руководитель сможет проанализировать основные сходные черты привлекательности клиентов, методы работы с ними и т.д. с целью дальнейшего расширения данной группы.

3. Оценка прибыльности групп товаров (объемы реализации по каждой группе товаров; затраты, увязанные с группой товаров; оборачиваемость материалов при изготовлении товаров данной группы и т.п.)

Управленческий учет также дает возможность оценить РЯД ДРУГИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ , которые могут иметь важное значение при переговорах с потенциальными инвесторами или партнерами, а именно:

коэффициенты ликвидности и финансовой устойчивости предприятия;

соотношение собственных и заемных средств, задействованных в бизнесе, и пр.

В следующей статье мы более подробно поговорим об основных "блоках" финансово-хозяйственной информации, применяемых при создании системы управленческого учета (касса, работа с заказчиками и покупателями, учет склада, учет прочих задолженностей).

Материал подготовлен
Генеральным директором
ООО "ОНИКС-КОНСАЛТИНГ"
М.В. Алексеевым

и директором по аудиту
ООО "АУДИТ ПРО"
У.Б. Тихоновой

Постановка управленческого учета является внутренним делом самой организации. В отличие от финансового учета, ведение управленческого учета не является обязательным для организации. Система управленческого учета служит лишь интересам эффективного управления. Поэтому решение о целесообразности ее ведения руководитель организации принимает исходя из того, как он оценивает затраты и выгоды от ее функционирования.

Система управленческого учета является эффективной, если она позволяет облегчить достижение целей организации с наименьшими затратами на создание и функционирование самой системы.

Цель управленческого учета — обеспечение информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

Управленческий учет в значительной мере имеет дело с текущими фактами хозяйственной деятельности, по которым можно оперативно принять необходимые управленческие решения для совершенствования процесса производства. Данные управленческого учета носят строго конфиденциальный характер, составляют коммерческую тайну. Управленческий учет обязательно должен фокусировать внимание на будущем и на том, что можно сделать, чтобы повлиять на ход событий.

В современных условиях ведение управленческого учета является одним из важнейших условий, позволяющих руководству предприятия принимать правильные управленческие решения. Поскольку каждая организация самостоятельно выбирает направления развития, виды выпускаемой продукции, объемы производства, возникает объективная необходимость накапливать по всем этим параметрам информацию, получать необходимые учетные данные.

Эффективность управленческого учета зависит от выбора методики его ведения (подходов к оценке активов, способов обработки финансовой информации с учетом фактора времени, способов калькулирования затрат и др.) Методы ведения управленческого учета должны быть отражены в документах организационного характера (приказах, распоряжениях руководства).

Принципы управленческого учета

2. Принцип непрерывности. Подразумевает необходимость формирования информационного поля учетных данных постоянно, а не время от времени.

3. Принцип полноты. Информация, которая касается учетно-управленческой проблемы, должна быть максимально полной для того, чтобы решения, принятые на основе этой информации, были максимально эффективными. С принципом полноты тесно перекликается принцип надежности, который требует, чтобы информация, используемая при принятии решений, была обоснованной.

4. Принцип своевременности. Информация должна быть представлена тогда, когда она необходима.

5. Принцип сопоставимости. Одинаковые показатели за разные периоды времени должны быть сформированы в соответствии с одними и теми же принципами.

6. Принцип понятности. Информация, представленная в любом учетном документе, должна быть понятна пользователю этого документа. В случае управленческого учета можно сказать, что информация, подготовленная для менеджера, который будет принимать по ней какие-либо решения, должна быть представлена в такой форме, чтобы менеджер понял, что содержит в себе документ. Информация должна быть уместной, т.е. должна относиться к интересующей менеджера проблеме и не быть перегружена лишними деталями.

7. Принцип периодичности. Совершенно очевидный принцип, хотя фактически выдержать его сложнее, чем при подготовке внешней финансовой отчетности, там этот принцип поддерживается законодательным требованием представления периодической отчетности. Однако и внутренний оборот информации, и внутренние отчеты желательно также строить с учетом этого принципа.

8. Принцип экономичности. Данный принцип никогда не обсуждается относительно финансового учета, поскольку в силу своей жесткой внешней регламентированности ведения финансового учета он обязателен для организации. Затраты на поддержание системы управленческого учета должны быть существенно меньше затрат на ее функционирование. Информационный обмен учетно-управленческими данными должен приносить организации пользу в виде снижения трансанкционных и прочих затрат.

Соблюдение перечисленных выше принципов позволяет построить такую систему управленческого учета, чтобы она максимально соответствовала главной цели этого вида деятельности.

Приступая к внедрению управленческого учета, первым делом необходимо определить, кто возглавит эту работу.Наиболее целесообразно поручить ее финансовому директору предприятия и возложить на него решение следующих задач:

• разработать динамический метод расчета себестоимости и в дальнейшем применять его на практике;
• разработать систему классификации ассортимента и подсчета затрат. Эта задача потребует провести инспектирование всех производственных подразделений предприятия, чтобы изучить механизмы образования затрат на каждом участке, оценить их целесообразность и обоснованность;
• создать компьютерную систему учета и анализа данных о деятельности предприятия. При этом очень важен квалифицированный взгляд со стороны.

• функции, обеспечивающие организацию информационных потоков;
• функции, определяющие содержание информационных потоков.

• разработка и (или) внедрение систем обмена информацией между различными сегментами организации и представления информации (подготовка разного рода внутренних управленческих отчетов);
• анализ информации;
• планирование деятельности.

• координация деятельности подразделений, сегментов организации или отдельных сотрудников;
• мотивация персонала;
• контроль за выполнением планов.

Можно сформулировать множество задач, решаемых в системе управленческого учета в организации. Во всех случаях выбор индивидуален и зависит от целей и задач самой организации, от того, какая ситуация сложилась в ее бизнес-среде, какой рыночной стратегии и тактики придерживается ее руководство и насколько формализованы и стандартизированы учетно-аналитические процедуры и процесс принятия решений в самой организации.

В качестве основных задач, решаемых в системе управленческого учета большинства организаций, в рамках названных функций можно выделить следующие:

1) представление информации:

• оценка запасов;
• обоснование продажных цен;
• исчисление прибыли;
• формирование информационных файлов о доходах и затратах;
• разработка и представление руководству организации различных внутренних отчетов.

• определение путей наиболее эффективного использования ресурсов, в том числе ограниченных;
• выявление возможности роста финансовой результативности (внутренних резервов) и межпериодная оптимизация финансового результата;
• подготовка информации для принятия решений о структуре и объемах выпуска продукции;
• подготовка информации для принятия решений о способах финансирования различных проектов, сегментов, видов деятельности и т. д.;
• разработка вариантов инвестирования.

• прогнозирование будущих значений показателей;
• разработка оперативных и тактических планов;
• подготовка информации для принятия решений о системе и краткосрочных или долгосрочных целей и задач организации.

• мотивация сотрудников и менеджеров;
• разработка способов участия сотрудников и менеджеров в прибыли компании;
• разграничение сфер ответственности менеджеров;
• разработка способов оценки эффективности работы подразделений и менеджеров.

• координация деятельности различных сегментов бизнеса;
• оптимизация структуры бизнеса;
• выработка политики в области распределения накладных расходов между подразделениями организации и (или) продуктами;
• организация текущего обмена информацией между подразделениями и менеджерами;

• организация внутреннего финансового контроля;
• организация внутреннего аудита;
• сравнение фактически достигнутых с плановыми показателями и разработка рекомендаций руководству по устранению или недопущению выявленных отклонений в будущем.

1. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

В процессе повседневной хозяйственной деятельности предприятия возникает значительное количество оперативной информации, которая представляет собой “исходный материал” для принятия соответствующих управленческих решений.

Наибольшее значение для управления имеет экономическая информация, базирующаяся в основном на учетных данных. Расчеты показывают, что на долю бухгалтерской информации приходится свыше 70 % общего объема экономической информации. Именно системный бухгалтерский учет фиксирует и накапливает всестороннюю синтетическую (обобщающую) и аналитическую (детализированную) информацию о состоянии и движении имущества предприятия и источниках его образования, хозяйственных процессах, конечных результатах финансовой и производственно-хозяйственной деятельности.

Бухгалтерская информация широко используется в оперативно-техническом и статистическом учете, а также в планировании, прогнозировании, выработке тактики и стратегии деятельности предприятия.

На всех этапах деятельности предприятия к бухгалтерской информации предъявляются такие требования, как объективность, достоверность, своевременность и оперативность. Однако на современном этапе совершенствования управления, становления рыночной экономики к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования. Она должна быть высокого качества и эффективной, должна удовлетворять потребности внешних и внутренних пользователей информации. Это означает, что бухгалтерская информация должна содержать минимальное количество показателей, но удовлетворять максимальное число ее пользователей на разных уровнях управления. Информация должна быть необходимой и целесообразной, исключающей лишние показатели. Кроме того, необходимо, чтобы бухгалтерская информация формировалась с наименьшими затратами труда и времени. Очевидно, что для удовлетворения всех перечисленных выше требований необходимо использовать различные методы сбора, обработки и учета информации. В экономически развитых странах эта проблема решена благодаря делению всей системы бухгалтерского учета на финансовый и управленческий. В общем виде это можно представить в виде следующего рис. 1.

Рис. 1. Составные части бухгалтерского учета

Финансовый учет охватывает информацию, которая не только используется для внутреннего управления, но и сообщается контрагентам (внешним пользователям).

Управленческий учет охватывает все виды учетной информации, необходимой для управления в пределах самого предприятия.

На российских предприятиях многие главные бухгалтеры, как правило, занимаются традиционным бухгалтерским учетом. Управленческий учет на большинстве предприятий не ведется или развит очень слабо. Многие его элементы входят в наш объединенный бухгалтерский учет (учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции), в оперативный учет (оперативную отчетность), в экономический анализ (анализ себестоимости продукции, обоснование принимаемых решений, оценка выполнения плановых заданий и др.). Вместе с тем, отечественная учетная практика еще не увязана с маркетингом, и в ней не определяются отклонения фактических затрат от прогнозных, а также не используется такая категория, как будущий рубль и т.п.

Чтобы лучше и нагляднее представить сущность управленческого учета, полезно показать сходство и различие между финансовым и управленческим учетом.

Между управленческим и финансовым учетом много общего, поскольку оба они используют информацию учетной системы предприятия. Одним из разделов этой системы является производственный учет, в котором накапливаются данные по затратам на производство, необходимые как в финансовом, так и в управленческом учете. Например, данные производственного учета обычно используются, чтобы помочь специалистам в установлении цены на производимую продукцию, и это - применение информации в управленческом учете. Те же данные производственного учета используются для оценки запасов при составлении баланса предприятия, а это - уже применение их для целей финансового учета.

Однако эти два вида учета существенно отличаются друг от друга.

Рассмотрим наиболее важные различия.

1.1. Цель учета

Цель финансового учета - предоставление данных, необходимых для составления финансовой отчетности (финансовых документов) предприятия, которая предназначена как для собственной администрации, так и для внешних пользователей. Для того, чтобы внешние пользователи, инвесторы и кредиторы могли дать объективную оценку финансового положения предприятия, его платежеспособности, кредитоспособности, оценить степень рентабельности инвестиций в данное предприятие, финансовый учет необходимо вести в соответствии с четко определенными требованиями и стандартами.

Управленческий учет представляет собой основную систему коммуникаций внутри предприятия. Его цель - обеспечить соответствующей информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных показателей. Управленческий учет обеспечивает сбор и обработку информации в целях планирования, управления и контроля в рамках данной организации.

1.2. Источники информации

Для финансового учета источниками информации служат только данные учетной системы предприятия, который накапливает финансовую информацию, а также элементы системы налогообложения.

Для управленческого учета источниками информации, кроме данных учетной системы предприятия, служат сведения о нормах расхода материальных ресурсов, технологических отходов, исследования о ситуации на рынке, отчеты о проведении научно-исследовательских работ, возможности использования их результатов в соответствующих условиях производства, размеры штрафных санкций при невыполнении сторонами пунктов хозяйственных договоров и др.

1.3. Обязательность ведения учета

Финансовый учет - это учет официальный, его ведение обязательно для всех без исключения предприятий и организаций. Документы финансовой отчетности представляются в органы налоговой инспекции, являются объектами аудиторской проверки, могут и должны быть опубликованы.

Вести или не вести управленческий учет - решает руководство самого предприятия. Никакие посторонние органы или организации не имеют права указывать, что надо или чего не надо делать. Поэтому нет смысла в сборе и обработке информации, ценность которой для управления ниже затрат на ее получение.

1.4. Основные пользователи информации

Финансовый учет иногда называют внешним учетом. Его результаты, как правило, публикуются, причем отчеты содержат не только финансовую информацию, но и материалы рекламного характера, демонстрирующие успехи предприятий в их деятельности, их новые продукты. Пользователи финансовых отчетов традиционно находятся вне предприятия. Эта информация необходима как фискальным государственным органам, так и акционерам компаний, держателям облигаций и других ценных бумаг, потенциальным инвесторам.

Управленческий учет можно, соответственно, назвать внутренним учетом. Его результаты используются только управленческим персоналом предприятия. Это своего рода “кухня” предприятия, где готовятся материалы для менеджеров.

1.5. Правила ведения учета

Ведение финансового учета четко регламентировано. Оно регулируется не только государственными нормативными актами, но и международными стандартами.

Нормы и правила ведения управленческого учета устанавливаются самим предприятием. Управленческий аппарат организации может следовать любым внутренним правилам учета в зависимости от полезности этих правил. Основной аргумент в обосновании правил управленческого учета - есть ли от этого польза.

1.6. Формы представления информации

Финансовая информация представляется в органы налоговой инспекции по формам, утвержденным Министерством финансов Российской Федерации, Министерством по налогам и сборам и другими центральными ведомствами. Они едины для всех предприятий, независимо от их организационно-правовой формы.

Результаты управленческого учета могут быть представлены в произвольной форме, обязательных форм, бланков не существует.

1.7. Основные объекты учета

В финансовых отчетах предприятие обычно описывается как единое целое. Крупным предприятиям с многоотраслевой деятельностью необходимо отражать выручку и доход по каждой отрасли, т.е. по большим сегментам предприятия.

Управленческий учет обычно включает в себя информацию о деятельности отдельных подразделений предприятия: отделов, цехов, участков, рабочих мест. Объектом учета также может выступать отдельная управленческая задача, определенная область деятельности.

1.8. Способы отражения учетной информации

Финансовый учет охватывает информацию, формируемую в сфере денежного процесса. Финансовая отчетность предприятия включает конечные остатки по всем счетам Главной книги. Хозяйственные операции отражают на счетах обязательно по системе двойной записи.

Регистрация управленческой информации не обязательно должна опираться на систему двойной записи, накапливаться на счетах Главной книги. В управленческом учете может использоваться любая система, которая является полезной для сбора и анализа информации.

1.9. Измерители учетной информации

Для обобщения хозяйственных процессов в финансовом учете применяются денежные измерители, они являются универсальными, выражаются в рублях (национальной валюте).

В управленческом учете пользуются всеми видами измерителей: натуральными, трудовыми, денежными.

1.10. Принципы учета

Финансовый учет базируется на общепринятых принципах, таких, как принцип двойной записи, принцип обособленности предприятия, сравнимость данных и др. Этими принципами руководствуются как сами бухгалтеры, так и контролирующие органы.

Управленческий учет общепринятых принципов не имеет, главное - простота и удобство в использовании.

1.11. Периодичность составления отчетов

Для финансовой отчетности устанавливают строго определенные сроки. Она составляется и представляется по окончании каждого квартала и за год.

В управленческом учете отчеты могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Срок представления таких отчетов устанавливается непосредственно руководством предприятия, строгой периодичности здесь нет. Главное, чтобы отчет был полезен пользователю и получен им в нужное время.

1.12. Отношение ко времени совершения информации

Финансовый учет отражает финансовую историю предприятия. В нем хозяйственные операции регистрируются на основе документов, подтверждающих их совершение, т.е. этот вид учета имеет дело с уже произошедшими фактами хозяйственной жизни предприятия.

Целью управленческого учета является выработка рекомендаций на будущее на основе анализа происшедших явлений.

Финансовый учет показывает, “как это было”, а управленческий - “как это должно быть”. Вот почему управленческий учет иногда называют прогнозным учетом.

1.13. Степень надежности информации

Финансовая информация отражает операции, которые уже завершены, поэтому она носит объективный характер и поддается аудиторской проверке.

Управленческий учет в большей мере имеет дело с операциями, относящимися к будущему времени, поэтому информация в управленческом учете может иметь вероятностный и субъективный характер.

Вопросы организации управленческого учета на предприятиях в настоящее время выходят на передний план в связи с переходом в области бухгалтерского учета на международные стандарты. Руководителям предприятий и главным бухгалтерам необходимо четко представлять подсистему управленческого учета, ее функции, задачи, построение.

В международной практике управленческий учет включает: планирование, учет, анализ, регулирование и контроль. Отсюда следует, что управленческий учет расширяет финансовый и применяется, прежде всего, для отражения внутренних операций предприятия. Он предназначен для агентов предприятия и его администрации в области управления. Следовательно, управленческий учет - это стратегия и тактика внутреннего управления деятельностью предприятия.

Тактика управленческого учета включает: информационное обеспечение; контроль и регулирование; оценку результатов ранее принятых управленческих решений и ответственность за их исполнение.

Стратегия управленческого учета представляет систему планирования и координации управленческих решений, определяющих развитие предприятия на длительный период, что способствует разработке самостоятельных систем аналитических расчетов и взаимообусловленных плановых показателей.

Так как информация, подготовленная управленческим учетом, должна рассматриваться в свете ее конечного влияния на принятие решений, то необходимым условием для правильного восприятия управленческого учета является понимание процесса принятия решений.

Прежде чем принять правильное решение, необходимо определить цель и руководящее направление, которые помогут принимающим решение оценить предпочтительность одного варианта действий перед другим. Следующий этап принятия решений заключается в поиске ряда возможных вариантов действий, направленных на достижение поставленных целей. Для правильного выбора вариантов действий необходимо иметь информацию об ожидаемой конъюнктуре и изменении экономической обстановки. После того, как необходимая информация собрана, администрация предприятия должна решить, какие варианты действий предпочтительней. На практике принятие решения - это сравнительная оценка альтернативных вариантов действий и выбор варианта, который в наибольшей степени отвечает целям предприятия.

Выбранные варианты действий являются отправной точкой для принятия организационных мер по выполнению избранного курса действий и получению ожидаемого результата.

Для реализации выбранных решений и осуществления контроля за их выполнением составляется смета, которая является концентрированным документом, где отражаются замыслы предприятия и ожидаемые результаты.

Последними этапами процесса управления являются контроль и регулирование деятельности предприятия с целью безусловного выполнения избранных вариантов действий.

Перечисленные функции управления обслуживает система бухгалтерского учета и, в частности, управленческий учет. Поскольку управленческий учет принимает непосредственное участие в выполнении этих функций, его первоочередной задачей является подготовка и представление необходимой информации для осуществления администрацией предприятия своих управленческих функций.

В свете вышеизложенного, управленческий учет можно определить как систему планирования, учета, контроля, анализа и оценки информации о затратах и результатах деятельности как всего предприятия, так и его отдельных структурных подразделений с целью принятия оперативных (тактических) и прогнозных (стратегических) управленческих решений .

Одним из важных участков управленческого учета на производственных предприятиях является учет затрат на производство продукции и определение ее себестоимости.

Себестоимость продукции - емкая, многообразная и динамичная экономическая категория. Она является важнейшим качественным показателем, показывая, во что обходится предприятию производство и сбыт продукции. Чем ниже себестоимость, тем выше прибыль и, соответственно, рентабельность производства.

Исчисление себестоимости продукции предприятию необходимо для оценки выполнения плана по данному показателю и его динамики; определения рентабельности производства и отдельных видов продукции; осуществления внутрипроизводственного хозрасчета; выявления резервов снижения себестоимости продукции; определения цен на продукцию; расчета экономической эффективности внедрения новой техники, технологии, организационно-технических мероприятий; обоснования решения о производстве новых видов продукции и снятия с производства устаревших изделий и т.д.

Себестоимость продукции включает различные виды затрат, зависящих и не зависящих от работы предприятия, вытекающих из характера данного производства и не связанных с ним непосредственно. В связи с этим важное значение имеет четкое определение состава затрат, которые ее формируют.

Себестоимость продукции является объективной экономической категорией и ее формирование должно происходить без регулирующего воздействия государственных органов. Однако состав затрат, включаемых в себестоимость продукции, в нашей стране устанавливается централизованно. Здесь применяется не разрешительный, а регулирующий принцип.

Воздействие государства на формирование себестоимости продукции проявляется в следующих случаях:

• подразделение затрат предприятий на текущие затраты производства и долгосрочные инвестиции;
• разграничение затрат предприятий на относимые в себестоимость продукции и возмещаемые за счет других источников финансирования (финансовых результатов, специальных фондов, целевого финансирования и целевого поступления и др.);
• установление норм амортизации основных средств, тарифов отчислений на социальные нужды, размеров различных налогов и сборов (в дорожные фонды, земельный налог и др.).

Кроме того, необходимо иметь в виду, что на предприятиях часть затрат хотя и включается в себестоимость продукции в фактически произведенной сумме, но для целей налогообложения их размеры корректируются с учетом утвержденных в установленном порядке лимитов, норм, нормативов и ставок (командировочные расходы, представительские расходы, расходы по оплате процентов банков по краткосрочным кредитам и др.).

Одним из основных условий получения достоверной информации о себестоимости продукции является научно обоснованная классификация затрат, включаемых в ее состав.

При классификации затрат предприятия необходимо иметь в виду, что группировки затрат, применяемые в управленческом учете, намного шире, чем группировки затрат финансового учета.

На практике затраты предприятия традиционно группируются и учитываются по составу и видам, местам возникновения и носителям.

По составу затраты подразделяются на одноэлементные и комплексные.

Одноэлементными называются затраты, состоящие из одного элемента,- материалы, заработная плата, амортизация и др. Эти затраты независимо от их места возникновения и целевого назначения не делятся на различные компоненты.

Комплексными называются затраты, состоящие из нескольких элементов, например, цеховые и общезаводские расходы, в состав которых входит заработная плата соответствующего персонала, амортизация зданий и другие одноэлементные затраты.

Учет по видам затрат классифицирует и оценивает ресурсы, использованные в процессе производства и реализации продукции. По данному признаку затраты классифицируют по статьям калькуляции и экономическим элементам.

Состав затрат, включаемых в себестоимость продукции, регламентируется соответствующими нормативными актами, прежде всего - “Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли” (утверждено Постановлением правительства РФ 5 августа 1992 г. №552 с последующими изменениями и дополнениями). Этим же документом установлен единый для всех предприятий перечень экономически однородных элементов затрат:

Раздел управленческой науки, который обеспечивает руководителя всей необходимой информацией для принятия решений, называется управленческим учетом (УУ).

Возможно ли построить такую систему управленческого учета, чтобы она действительно обеспечивала сбор, регистрацию, хранение и предоставление информации для руководителя в виде, удобном для принятия управленческих решений?

КАДРЫ – ВАЖНЫЙ ЭЛЕМЕНТ СИСТЕМЫ УУ

“У меня есть мечта, мечта руководителя, – однажды сказал руководитель крупного компьютерного салона в Москве. – Я хочу сидеть перед своим компьютером, и чтобы у меня на мониторе была одна большая зеленая кнопка. Если вся кнопка зеленая, значит, в моей компании все работает правильно, сбоев нет. Если кнопка с одного края начинает краснеть, то это означает, что какая-то операция прошла неправильно, и чем краснее кнопка, тем большие проблемы могут возникнуть в компании. Хочу, чтобы от этой кнопки можно было проследить деятельность компании сквозным образом до мельчайших деталей. Такая вот интегрированная система.

Если бы у меня была такая кнопка, я бы не занимался все время решением проблем и “тушением пожаров”, а смотрел бы на кнопку и придумывал стратегию для компании”. А вы хотите иметь зеленую кнопку?

В постановке управленческого учета, как и в любом другом проекте, есть две составляющие.

Первая – это комплекс задач: как внедрить систему управленческого учета в компании, кто будет выполнять учетные функции, когда должны появляться управленческие отчеты.

Вторая – непосредственно сами финансовые технологии: составление финансовых и операционных управленческих отчетов, методы группировки и оценки управленческих данных, анализ данных, принципы отражения текущих операций в управленческом плане счетов.

Те принципы построения системы УУ, которые применяются сейчас, уже превосходят только задачи учета. Мы говорим уже о системе управления информацией в компании как о неотъемлемой части системы управления в целом.

Поскольку при постановке учета необходимо сочетание как финансовых, так и нефинансовых технологий, то в проекте должны участвовать люди, способные легко отличить дебет от кредита, а также специалисты, имеющие опыт управления проектами и знающие информационные технологии.

Можно и нужно ли поручать постановку УУ бухгалтеру? Практика показывает, что такое сочетание обязанностей не является правильным и в некоторых случаях может принести вред компании.

Представьте, у вас есть хороший бухгалтер. А бухгалтерия, надо сказать, является одной из самых занятых служб в компании. И еще, бухгалтерия – это единственная служба в компании, которая подчиняется прежде всего Министерству финансов и только потом генеральному директору. В своей работе бухгалтер обязан соблюдать букву инструкции, требовать правильность оформления первичных документов и считать прибыль с точностью до копейки.

Когда мы ведем речь об УУ и соответственно управленческом бухгалтере, то применяем совершенно другие категории. От управленческого бухгалтера требуются как можно более оперативная информация, финансовые оценки и прогнозы. Точность допустима очень приблизительная. На встрече с руководителем службы УУ одной из крупнейших российских компаний автору было сказано: “Нам хотя бы порядок цифр определить, когда мы составляем отчет и прогноз о движении денежных средств. Плюс-минус 500 тыс. долл. значения не имеют”. Само мышление бухгалтера и управленческого бухгалтера-экономиста абсолютно разное и должно быть разным.

Что будет, если руководитель решит объединить бухгалтера и управленческого бухгалтера в одном лице? Он скорее всего получит “мутанта”. Если у вас классный бухгалтер или экономист, то, пытаясь навязать несвойственное им мышление, директор рискует потерять хорошего специалиста.

Даже в самой крупной компании команда по постановке УУ не должна превышать 7 человек (вспомните правило Александра Македонского или законы Паркинсона). Идеальная команда постановщиков управленческого учета будет состоять как минимум из финансиста, специалиста по информационным технологиям, менеджера (project manager, специалист по инжиниринговым технологиям) и, естественно, генерального директора.

Сразу нужно сказать, что проект, ведущийся без прямого участия первого лица компании, обречен на неудачу практически со 100%-ной вероятностью. Как консультанты, мы никогда не начинаем проект, если в нем не участвует первое лицо. Это, как правило, только бесполезная трата времени и денег клиента.

Почему же так необходимо участие первого лица?

Во-первых, при постановке системы УУ структура управления компанией подвергается естественным изменениям: у сотрудников появляются новые функции, связанные с процессом учета и составлением отчетов, идет упорядочение движения информации внутри компании.

Во-вторых, руководитель является самым главным пользователем управленческих отчетов, которые настраиваются непосредственно под потребности и пристрастия конкретного руководителя.

И наконец, в-третьих, как проведение любых изменений в организации, внедрение системы УУ вызовет естественное сопротивление сотрудников организации. Это нужно понимать и к этому нужно готовиться. Сотрудники будут противодействовать проведению любых нововведений в компании (этот эффект действует в менеджменте без исключений и носит название “сопротивление изменениям”).

Поэтому для внедрения проекта нужны жесткая политическая воля и соответствующие полномочия – такое сочетание имеет только первое лицо компании.

С ЧЕГО НАЧИНАТЬ ПОСТАНОВКУ УУ?

Степень регуляризации учетных технологий крайне невелика. Сложно сказать сразу, правильно ли составляется управленческий баланс или операционный отчет о накладных расходах в компании, так как система УУ крайне специфична в каждой компании, тем более если принять во внимание высокую креативность российских менеджеров.

Много раз, приходя на предприятие, мы констатировали распространенный диагноз для компаний – “изобретение велосипеда” управленческого учета. Это может быть один отчет из 50 колонок и 3240 строк, “в котором есть все”, или отчет о доходах и расходах, в котором доходы учитываются по начислению, а расходы по оплате. На практике встречаются удивительные способы учета: от откровенных ошибок из-за незнания технологий до очень интересных научных нововведений, которые хочется рекомендовать в Нобелевский комитет.

Итак, у вас в компании напряженная ситуация с управленческой информацией – или “велосипед”, или “управленческого учета нет, но очень хочется”. Что нужно делать в таких случаях?

Во-первых, отметить, что наличие системы является однозначно лучшим вариантом, чем отсутствие системы как таковой.

Во-вторых, здесь можно открыть небольшой профессиональный секрет: система УУ в том или ином виде присутствует в каждой компании, хотя, может быть, и называется по другому; руководитель так или иначе организует некую среду управленческой информации для поддержки принятия своих решений.

Сначала важно принципиально зафиксировать текущую ситуацию по управленческому учету в компании. Это проще и удобнее всего делать в стандартных шаблонах: организационная структура, финансовая структура, определение места и роли каждого сотрудника в системе управленческого учета и отчетности.

Мониторинг организационной структуры нужен, чтобы понять, кто и что делает в компании. Выражаясь бухгалтерским языком, провести всеобщую инвентаризацию, но не мебели, а подразделений, персонала и функций.

У директора надо выяснить, сколько бизнесов он ведет: “Попробуйте, г-н директор, назвать точное число продуктов, услуг и видов деятельности, на которых зарабатывает деньги ваша компания. Сколько функций связано с деятельностью вашей компании? Какие организационные звенья отвечают за то, чтобы система работала?”.

Если организационная структура отвечает на вопрос “Кто и что делает в компании?”, то финансовая структура – “Кто и сколько в компании зарабатывает и тратит?”. Финансовая структура определяет набор ЦФУ и их соотнесение с организационными звеньями, определяет тип ЦФУ (подразделение приносит в компанию доходы или осуществляет затраты). Если в вашей компании финансовая структура уже существует, сделайте простой тест на организацию УУ: проверьте, соответствует ли финансовая структура простому принципу: “Один ЦФУ – как минимум один управленческий отчет”.

Основы учета на Западе преподают в средней школе. У нас желающие могут (на выбор) пройти двухнедельные курсы бухгалтера или проучиться в вузе 5 лет. Но вне зависимости от времени и места обучения искусству учета, первое, с чего начинается познание уче-та, – это определение того, что учет собой представляет.

Учет – это первичное наблюдение, текущая группировка, стоимостная оценка и итоговое обобщение.

Чтобы учесть что-либо, нужно для начала собрать информацию – первичное наблюдение. В бухгалтерском учете этот процесс регламентирован требованиями к оформлению первичных документов. В управленческом учете таких строгих правил нет.

Далее, необходимо собранную информацию сгруппировать либо по счетам управленческого учета, либо, если мы ведем учет не только в стоимостных показателях, по регистрам управленческого учета. К примеру, учет организационной структуры (информация, необходимая для каждого руководителя) осуществляется по регистрам:

• направления деятельности, продукты и услуги;
• функции обеспечения;
• функции менеджмента;
• организационные (исполнительные) звенья.

Регистры управленческого учета служат для удобной классификации управленческой информации по объектам учета.

Следующий шаг – необходимо оценить информацию. В управленческом учете применяется более широкий спектр приемов финансовой оценки, нежели в бухгалтерском учете. Например, в соответствии с Международными стандартами финансового учета можно оценивать ресурсы по исторической (фактической) стоимости; амортизируемой стоимости; текущей стоимости. Поскольку управленческий учет ведется не только в стоимостных показателях, то для таких показателей применяются иные, нефинансовые, методы оценки.

Последний шаг в процессе учета – это итоговое обобщение. Этап итогового обобщения представляет собой процесс составления отчета. Для управленческого учета этот этап является если не самым важным, то самым заметным. Фактически отчетность – это верхушка айсберга системы УУ, которая “появляется” для руководителя. Для руководителя важны именно достоверные и своевременные отчеты. Они, с одной стороны, – результат работы всей системы УУ, а с другой стороны, в них отражаются результаты управленческих решений, принятых руководителем. Каждое управленческое решение так или иначе найдет свое отражение в управленческом балансе или управленческом отчете о прибылях и убытках.

Итак, процесс учета единообразен, что бы ни учитывалось – гвозди на складе или ценные бумаги в депозитарии, – необходимо собрать информацию, сгруппировать по однородным признакам, оценить ее и составить на ее основе отчет.

А как проходит процесс учета в вашей компании? Что вы учитываете? Кто собирает информацию, группирует и оценивает ее? Кто составляет отчеты?

Последовательные ответы на эти вопросы, записанные в соответствующем формате, дают описание системы управленческого учета компании.

БИЗНЕС ИЗМЕРЯЮТ ДЕНЬГАМИ

Может показаться, что слишком много внимания уделяется организации учета и недостаточно технологиям и методам учета, денежным показателям, финансовой, управленческой отчетности компании, т.е. на вопросы “Что и кто есть в системе УУ?” мы ответили достаточно подробно и вроде бы упустили вопрос “Как?”.

Как мы ведем учет, напрямую зависит от того, что мы учитываем. Традиционно компании больше внимания уделяют УУ в привычном его понимании, т.е. учету активов, обязательств, капитала, доходов и расходов. Это на Западе называется “финансовым учетом”, но без опубликования отчетности для внешних пользователей.

Как международные стандарты (МСФО), так и национальные (GAAP), представляют собой набор принципов, правил и методов ведения учета таким образом, чтобы компания в конце отчетного года публиковала достоверную финансовую отчетность.

Если вы – внешний инвестор, то для вас никакого значения не имеет, как ведется учет, даже если учет в компании не ведется совсем. Главное – чтобы компания при этом была способна составлять такую отчетность, которая правильно бы отражала ее деятельность. А для того чтобы проверить, насколько финансовая отчетность достоверна, существуют аудиторы.

В России с управленческим учетом ситуация аналогичная. При его постановке рекомендуется выбрать один из общепризнанных стандартов (МСФО, US GAAP, российский бухучет) и на его основе составить инструкции, положения и регламенты по ведению управленческого учета.

В своей практике при постановке УУ мы рекомендуем нашим клиентам использовать как основу Международные стандарты финансовой отчетности. Во-первых, Международные стандарты несут самые передовые бухгалтерские и финансовые технологии; во-вторых, российский бухгалтерский учет так или иначе находится в процессе реформирования в сторону соответствия Международным стандартам. Для компании в любом случае полезно ознакомиться с МСФО даже для того, чтобы знать, что нас ожидает в будущем.

Типовой набор положений по управленческому учету выглядит следующим образом:

• Общие положения и принципы управленческой отчетности.
• Основные средства.
• Запасы (товарно-материальные ценности).
• Управленческий отчет о движении денежных средств (ОДДС).
• Управленческий отчет о прибылях и убытках/управленческий отчет о доходах и расходах (ОДР).
• Управленческий баланс (УБ).
• Операционные отчеты.
• Доходы и выручка.
• Расходы и затраты и др.

Можно сказать, что каждое положение представляет собой подробное описание учетной политики компании по определенному объекту учета, в котором необходимо как минимум отразить:

• цели и задачи учета данного объекта ОС;
• условия признания в учете;
• момент признания;
• методы оценки;
• используемые счета (если учет в компании ведется с применением управленческого плана счетов);
• описание документооборота по данному объекту учета;
• раскрытие информации в отчетности, организационный и временный регламент учета и отчетности.

Положения для каждой компании сугубо индивидуальны, но существуют некоторые общие моменты, к примеру, для предприятий одной отрасли. Крупные компании, как правило, применяют больший набор инструментов, чем малые и средние. Соответственно положения по управленческому учету для средних предприятий построены сложнее, чем для крупных и мелких.

И еще на один важный момент хотелось бы обратить внимание. Именно положения являются связующим звеном между процессными и финансовыми управленческими технологиями. Именно их сочетание дает интегрированное решение в управленческом учете.

По каждому объекту учета в положении необходимо отразить не только финансовые технологии (методы оценки, проводки, первичные документы, отчеты), но и процесс учета: кто и когда будет вести учет; организационный и временный регламент.

“ЗЕЛЕНАЯ КНОПКА” – МЕЧТА ИЛИ РЕАЛЬНОСТЬ

Когда вы успешно разработали все положения и регламенты, создали на бумаге систему УУ, встает вопрос: как внедрить ее в компании, как заставить заработать этот механизм? Если разработка модели учета в компании проходит до трех месяцев, то последующая адаптация компании к новым компонентам в системе управления имеет срок не менее одного года.

Если государство решает установить новые правила для своих граждан, то что оно делает? Разрабатывает и принимает закон, утверждает его с такой-то даты. Все внедрения новшеств в компании проходят с различными вариациями по такому принципу. Если в компании идет постановка системы УУ, то необходимо разработать регламент, утвердить его и сделать законом для компании. И установить систему контроля.

Современная наука управления персоналом предоставляет достаточно импульсов и методов для мотивации сотрудников к выполнению новых для них функций и обязанностей, так же как и методов контроля.

Например, в японском менеджменте есть такой подход: когда квалифицированный сотрудник делает трижды одну и ту же ошибку (если это не откровенный саботаж), дело скорее всего в неправильной организации процесса.

Если в системе УУ вашей компании заложены противоречивые элементы, несмотря на все усилия по внедрению, система работать не будет. Если в государственном законе не прописаны механизмы его функционирования и контроля, то самый законопослушный гражданин не сможет и не будет его выполнять. Если система УУ не выверена относительно механизмов действия и контроля, то заставить работать эту систему вы не сможете, несмотря на самые авторизированные методы внедрения.

Создать регламенты, ознакомить сотрудников, обучить их, установить как закон для компании и последовательно следить за его выполнением – задача, требующая от руководителя настойчивости, но не запредельных усилий и перенапряжения всех управленческих ресурсов компании. На прак-

тике автору приходилось видеть достаточно успешные компании, в которых во время внедрения проекта постановки учета, которое может длиться около года, весь оперативный руководящий состав, включая генерального директора, финансового директора и главного бухгалтера, практически отстранялся от обычной работы, “скидывая” ее на своих заместителей, чтобы внедрить систему УУ.

Может себе это позволить коммерческая компания, работающая на агрессивном рынке? Это слишком большой риск. Поэтому, пусть это покажется несколько банальным, постановку управленческого учета в компании лучше сразу делать правильно.

Единовременное внедрение сложных решений в менеджменте практически никогда не бывает успешным.

В компании нельзя построить сложную систему, если люди не умеют делать простых. Существует единственный способ построения интегрированных решений, доказавший свою эффективность, – это разбивка сложной задачи на множество простых.

Простые задачи в менеджменте может решить каждый сотрудник. Сложные задачи – под силу гениям. И рациональнее будет распределить множество простых задач между множеством сотрудников, а гениев загрузить разработкой нового продукта, освоением новых рынков и другими, более интересными и перспективными задачами.

Любому предпринимателю при ведении собственного бизнеса необходимо знать, какой товар пользуется большим спросом, во сколько обходится его производство, какую прибыль можно получить от реализации. Все компании фиксируют эти данные. Некоторые фирмы записывают операции в обычных журналах, другие используют компьютерные таблицы, третьи же идут дальше и внедряют специальные схемы. Одной из них является система управленческого учета. Она позволяет автоматизировать процесс сбора сведений, что, в свою очередь, обеспечивает получение целостной картины работы компании в цифрах в любой момент. Рассмотрим далее, как осуществляется организация управленческого учета.

Главные составляющие

Основы управленческого учета образованы двумя элементами. Первый включает в себя комплекс задач, направленных на построение структуры, выбор исполнителей соответствующих функций, установление сроков появления отчетов. Второй элемент образован непосредственно самими технологиями. К ним относят:

1. Методы управленческого учета.
2. Способы составления отчетов.
3. Оценку сведений и их анализ.
4. Критерии, по которым осуществляется отражение текущих операций.

Управленческий учет и анализ включают в себя различные технологии. В этой связи в компании должны быть сотрудники, которые с легкостью могут отличить кредит от дебета, разобраться в разработке и реализации задач.

Принципы управленческого учета

Необходимость постановки различных задач, касающихся развития и функционирования бизнеса, заставляет руководство задуматься о формировании такой схемы отчетности, которая позволила бы без особенных затруднений:

1. Получать актуальные сведения о своей компании и натуральных показателях.
2. Контролировать финансовые последствия принятых решений.
3. Наблюдать за результативностью работы как всей компании, так и отдельных ее подразделений, а в ряде случаев оценивать эффективность конкретных операций.

Система управленческого учета представляет собой развернутую схему сбора и обработки сведений. Она предполагает реализацию функций, касающихся:

• Комплекса процессов, формирующих работу компании.
• Структурных подразделений, принимающих участие в различных операциях.
• Ресурсов, используемых в процессах.
• Показателей, посредством которых отражаются характеристики прочих объектов администрирования для достижения стратегических и текущих целей компании.

Принципы управленческого учета позволяют структурировать все сведения, которые собираются и обрабатываются в мониторинговом режиме.

Цели

От того, насколько грамотно проведена организация управленческого учета, будет зависеть полнота и ясность общей картины работы компании. Как известно, поиск и обработка сведений являются прямыми обязанностями маркетинговой службы. Однако на практике зачастую специалисты ограничиваются сбором только внешних данных. В частности, они изучают цены на отраслевых рынках, конкурентную среду и так далее. Управленческий учет на предприятии предполагает внутренний маркетинг. Он включает в себя тщательное изучение самой компании. Информация управленческого учета позволяет сформировать полное представление об экономическом состоянии бизнеса, установить запас прочности, определить перспективы развития и потенциал фирмы.

Отличительные черты

Рассматриваемая схема внедряется главным образом для повышения эффективности администрирования, а не для последующего отчета перед надзорными инстанциями. Этим отличаются финансовый и управленческий учет. В этой связи необходимо поручать вести административный контроль компетентным в этом вопросе специалистам. Административный отчет составляется не так, как бухгалтерский. Управленческий учет предполагает использование особых инструментов и подходов. Кроме того, различны и цели этих работ. Правила, по которым формируется административный отчет, отличаются от тех, на основании которых составляется бухгалтерский. Управленческий учет необходим исключительно для развития компании, выявления актуальных задач и оптимальных вариантов их реализации.

Достоинства схемы

Управленческий учет на предприятии обладает следующими преимуществами:

1. Гибкость и способность легко адаптироваться к любым новым процессам, которые возникают в ходе работы компании.
2. Направленность на конкретную фирму. Стоит отметить, что это еще один признак, по которому отличаются финансовый и управленческий учет. Если первый ведется по единой для всех компаний схеме, то второй составляется под определенную фирму с учетом ее профиля.
3. Наличие в схеме как денежных, так и натуральных показателей.
4. При грамотном внедрении схема понятна всем специалистам компании и руководителям подразделений. При этом промежуточный учет управленческих решений позволяет последним максимально эффективно реализовывать повседневные задачи.

Актуальность проблемы

Бытует мнение, что управленческий учет очень сложен, поэтому его внедрение целесообразно только в крупных компаниях. Однако это не совсем верно. В действительности управленческий учет осуществляется в полной мере только в 10 % всех фирм. Но даже перед хозяином небольшой розничной сети в определенный момент может встать проблема фиксирования продукции и результатов ее реализации. К примеру, предприниматель продает косметику и парфюмерию. В каждом работающем у него ларьке присутствует больше 1000 наименований, а всего в обороте задействовано порядка 10 тысяч позиций. Если у него 1-2 точки, то фиксировать оборот продукции не так сложно. Но если его бизнес начинает расширяться, то возникает необходимость периодической инвентаризации. И в таких случаях предприниматель понимает, что собрать достоверные сведения практически невозможно. Такие ситуации считаются типичными для любого бизнеса. Кустарные методы управленческого учета и оценки рентабельности значительно замедляют развитие компании. В конечном итоге это оказывает негативное влияние на прибыль.

Специфика администрирования

Для эффективного контроля над работой компании руководство должно оперативно получать данные по трем позициям. Управленческий учет, таким образом, предусматривает сбор и обработку сведений:

• по себестоимости продукции;
• ассортименту изделий;
• финансовому обороту.

Эти три элемента достаточно тесно связаны друг с другом, и между ними непрерывно происходит обмен данными. Если управленческий учет будет затрагивать только одно из названных направлений, то в результате не получится объективной, а главное, полной картины. Так, если будет составлен отчет только по продажам, то он не позволит выявить изменение спроса на те или иные изделия, понять, какой их объем был продан.

Контроль ассортимента

Управленческий учет товаров предполагает:

1. Стратегическое планирование. Для любой фирмы особое значение имеет эффективное распределение средств с учетом возможностей и изменений рынка и потенциала компании.
2. Текущий контроль. В ходе него осуществляется непрерывное наблюдение за ассортиментом. При необходимости проводится корректировка составленных планов с учетом складывающейся ситуации и прогнозов на будущее.

Для эффективности управления ассортиментом в компании должен быть разработан собственный классификатор продукции. Это особенно актуально для тех фирм, в обороте которых находятся сотни и тысячи товаров. Осуществляя классификацию, можно поделить изделия на невзаимозаменяемые и взаимозаменяемые. В каждый раздел не стоит включать большое количество позиций. В противном случае могут возникнуть сложности при анализе сведений. Кроме того, следует принять во внимание, что объемы реализации по позициям в каждом разделе должны быть в целом сопоставимы. Например, при сравнении оборота в 7 миллионов рублей и 400 тысяч рублей предпочтение может быть отдано выпуску первого товара. Это, в свою очередь, способно привести к полному исключению второго из ассортимента. Но это может являться стратегической ошибкой, поскольку именно в этом товаре, возможно, будут нуждаться постоянные клиенты фирмы.